5 Kriterien für die Priorisierung in Ihrer Agenda

Ein guter Tag ist angebrochen. Auf dem Weg ins Büro werden die ersten Sonnenstrahlen am Horizont über einen unendlichen Himmel gestreut. Der Mond wollte noch nicht gehen, in dem Wunsch, mir seine Anwesenheit zu schenken. Ich atme tief durch und fühle, dass das Leben zum Leben da ist. Am Tag zuvor habe ich meine Agenda perfekt organisiert und somit alle Projekte und Lieferungen unter Kontrolle. Alles sieht danach aus, als würde dies ein glücklicher Tag meiner wunderbaren Existenz werden!

Sobald ich im Büro ankomme, gehe ich meinen Agenda durch, während der Computer hochfährt. Erste Überraschung: Ich habe keine Internetverbindung!  Ich hoffe dies hat nichts mit Murphys Gesetz zu tun. Seit dem wir den Anbieter gewechselt haben, ist die Zuverlässigkeit der Internetverbindung größer, und ich erinnere mich kaum noch an die Zeiten instabiler Verbindungen und Panikmomenten.

Falscher Alarm: Unser Informatiker hat die Verbindung in 15 Minuten wieder hergestellt.

Ich öffne meine E-Mail Adresse und stelle leider fest, dass der Tag nicht so enden wird wie er angefangen hat. Ich habe fünf neue Angebotsanfragen bekommen, drei E-Mails von Lieferanten, die mich darum bitten, den Liefertermin für die Übersetzungen aus verschiedenen Gründen zu verlängern, ein Kunde der sich über ein bereits geliefertes Projekt beschwert, ein anderer, der gerade bemerkt hat, dass er mir die falschen Dateien geschickt hat, drei genehmigte und dringende Projekte, eine kurzfristige Änderung an einer Broschüre die in 8 Sprachen übersetzt wurde und noch dazu eine Kollegin, der anruft, um mir zu sagen, dass sie 40 Grad Fieber hat (und natürlich nicht kommen wird!)

Dies könnte einer dieser Morgen eines jeden Projektmanagers in einem Übersetzungsbüro oder auch bei anderen professionellen Dienstleister sein. Wenn diese Situation eintritt, ist das erste, was man tun muss, die Ruhe bewahren, wie wir bereits in unserem Artikel 10 Tipps um das Projektmanagement zu überleben erwähnten. Es gibt keinen anderen Weg, man muss die Aufgaben in unserer Agenda nach Priorität neu ordnen. Auf diese Weise führt man die Aufgaben mit Sorgfalt, Ruhe und Konzentration auf das, was man gerade erledigen, nacheinander aus (die anderen Aufgaben sind bereits geordnet und man wird sie zu gegebener Zeit erledigen). 

Als nächstes werde ich Ihnen einige Kriterien vorschlagen, um Ihre Agenda neu zu organisieren, sollten Sie eine Arbeitsbelastung ausgesetzt sein, die Ihre tägliche Produktionskapazität übersteigt. Das Ziel: Die högste Effizienz und Zufriedenheit der Kunden zu erreichen. Sie müssen sich jedoch darüber im klaren sein und akzeptieren, dass, wenn etwas schief geht, es für alle schief geht.  Diese Kriterien basieren auf meiner Erfahrung mit Übersetzungsprojekten, können aber auch auf andere Aktivitäten übertragen werden.

1. Wie dringend ist das Projekt unseres Kunden wirklich?

Das erste was ich Ihnen empfehle ist die Aufgaben zu identifizieren die Sie verschieben können. Manchmal geben Ihnen die Kunden ein Zeitspektrum um zu verhindern, dass Verzögerungen ihren Arbeitslauf beeinträchtigen. Wenn Sie wissen, dass Ihre Kunde so arbeitet, können Sie sie um etwas Flexibilität in einer Ausnahmesituation bitten. Es wird dem Kunden sicher nicht gefallen, er wird es jedoch akzeptieren müssen solange Sie einen Termin ausmachen können, mit dem alle einverstanden sind. 

An zweiter stelle können Sie die Kunden ausfindig machen, die wegen einer fehlenden Organisation im eigenen Unternehmen oder wegen Stressbedingungen alles „so schnell wie möglich“ wollen. Während meiner Arbeit als Projektmanager, habe ich viele dringende Übersetzungsprojekte verwaltet (manchmal sogar Überstunden gemacht), für Kunden die erst Tage nach der Lieferung wieder ins Büro kamen und sich die Arbeit ansahen. In einigen Fällen sogar Wochen später. Was soll ich dazu sagen. Wenn Sie vor einer solchen Situation stehen, können Sie mit dem Kunden sprechen, der in den meisten Fällen kein Problem damit haben wird den Liefertermin zu verlängern. Es besteht keine wirkliche Dringlichkeit.

Als letztes, können Sie immer noch die Kollateralschäden einschätzen, die eine mögliche Verzögerung bei der Lieferung für Ihre Kunden darstellen. Dies hat jedoch Auswirkungen auf die Beziehung zu Ihrem Kunden, da gewisse Vorurteile entstehen. Es ist jedoch nicht dasselbe, wenn Ihr Kunde seine Kataloge nicht für die wichtigste Messe seiner Branche bereitstellen kann, als wenn ihr Kunde zwei Tage später als geplant einen nicht besonders relevanten Teil seiner Website veröffentlichen muss. In dem ersten Fall werden Sie einen Kunden verlieren. In dem zweiten Fall empfehle ich einen Preisnachlass. Bei AbroadLink, bieten wir unseren Kunden bereits bei der Angebotserstellung einen Preisnachlass für mögliche Lieferverzögerungen an.

2. Wie viel Zeit nimmt diese Aufgabe in Anspruch?

Ein weiteres Kriterium, das ich persönlich verwende, um meine Agenda zu organisieren, ist ungefähr abzuschätzen wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nehmen wird. Auf diese Weise, markiere ich alle die Aufgaben, die nach meiner Einschätzung, in weniger als fünf Minuten erledigt werden können. Ich kann so, meinen Kunden und Lieferanten eine schnelle Antwort geben. Es hat auch einen psychologischen Vorteil zu sehen, dass man in der ersten Stunde schon einen Großteil der Aufgaben des Tages als erledigt markiert hat. Es mag wie ein Witz klingen, aber an einem stressigen Tag, können diese Strategien helfen die Nerven zu bewahren.

3.  Wie viel Umsatz bringt Ihnen der Kunde?

Dies ist ein Kriterium, das ich normalerweise in Frage stelle, aber das wir als Fachleute präsent haben müssen. Außer in ehrenwerten Ausnahmen, arbeiten wir alle um Geld zu bekommen. Desto mehr wenn wir familiäre oder bankmäßige Verpflichtungen haben und die schlechte Angewohnheit drei Mal am Tag zu essen. Man muss akzeptieren, dass wenn es keine Alternative gibt und man ein Projekt verschieben muss, man erst ein Projekt eines kleinen Kunden, der nicht einmal 1% der Einnahmen darstellt, verschiebt, bevor man das Projekt eines Kunden der 10% des Firmenumsatzes ausmacht verschiebt.

Manchmal treffen Sie auf einen psychologischen Widerstand gegen die Umsetzung dieses Kriteriums, man soll also einen Kunden „hängen“ lassen, den wir besonders gut leiden können und mit dem wir ein gutes Verhältnis haben, wegen jemanden, bei dem einem nicht so klar ist, ob man ihn mag. Es ist üblicher, dass Sie während einer langjährigen Kunden-Lieferanten-Beziehung schon einmal eine angespannte Situation mit Ihrem Kunden hatten. Meistens ergeben sie sich jedoch aus Stresssituationen, in denen wir alle die Höflichkeitsformen überschreiten können. Es ist also einfacher, dass diese Situationen genau bei den Kunden eintreten, die einen wichtigen Umsatz für das Unternehmens darstellen.

Kurz gesagt, sollten Sie Ihre persönlichen Präferenzen nicht in einem beruflichen Kontext festlegen.

4.  Wie Verständnisvoll ist Ihr Kunde? Wie Anspruchsvoll ist er mit sich selbst?

Ich setze dieses Kriterium, mit dem was ich im ersten Kriterium über Kollateralschäden sagte, in Verbindung. Ich sprach vorhin von objektiven Schäden (Broschüren die zur Messe nicht fertig werden, eine verspätete Web-Publikation, usw.), jetzt beziehe ich mich jedoch auf psychologische Kollateralschäden.

Auch wenn ich dieses Kriterium aus moralischer Sicht für fragwürdig halte, ist es immer noch ein professionelles Kriterium, bei dem die Interessen des Unternehmens und der Kunden als Kollektiv an erster Stelle stehen. Hier geht es darum, die emotionalen Auswirkungen einer Lieferverzögerung aufgrund einer Ausnahmesituation zu beurteilen. Sie werden Projekte mit starken negativen emotionalen Auswirkungen aufgrund der Persönlichkeit oder emotionalen Situation Ihres Kunden nicht verzögern.

Wenn Ihr Kunde perfektionistisch und anspruchsvoll mit sich selbst ist, jemand der Ihnen immer wie vereinbart die Arbeitsmaterialien zur Verfügung stellt, können Sie davon ausgehen, dass ein Verstoß gegen das Vereinbarte einen hohen negativen Einfluss auf ihn haben wird. Umso mehr, wenn der Liefertermin schon seit längerem vereinbart wurde. Wenn Ihr Kunde hingegen nicht so systematisch arbeitet und Sie Ihre Agenda aufgrund seines mangelnden Fleißes von Zeit zu Zeit neu strukturieren mussten, können Sie davon ausgehen, dass die emotionale Wirkung gering sein wird. Dieses Kriterium ist sehr subjektiv und wird durch Ihre eigenen Wahrnehmungen und Bewertungen bedingt sein.

5.  Besteht ein Risiko, die Aufgabe nicht rechtzeitig zu erledigen?

Das letzte Kriterium, das ich Ihnen vorschlage, ist die Bewertung des Risikos, die Aufgabe nicht in der vorgesehenen Zeit abschließen zu können. Wenn es eine Aufgabe gibt, die Sie öfter erledigen und die Sie unter gleichen Bedingungen beherrschen, müssen Sie ihr Vorrang vor einer Aufgabe einräumen, deren Zeiteinschätzung unvorhersehbar ist.

Im Falle von Übersetzungen, sollte es sich um einen Auftrag handeln, für den es bereits eine Datenbank (oder ein Translation Memory) und ein Glossar gibt, und Sie regelmäßig für diesen Kunden arbeiten, geben Sie ihm Vorrang. Eine Übersetzung kann von einem Übersetzer a 600 Wörter pro Stunde oder a 150 Wörter pro Stunde entstehen, abhängig von der Fachterminologie, die gesucht oder über die man sich dokumentieren muss.

Bei Layout-Arbeiten, verhält es sich ähnlich. Wenn Sie zuvor an Handbüchern, Broschüren oder Katalogen eines Kunden gearbeitet haben, kennen Sie bereits die Schwierigkeiten der Arbeit. Die verwendeten Schriften und die Einstellungen für die Erstellung von PDF-Dateiem zum Beispiel, werden Ihnen daher nicht unbekannt sein. Dadurch werden Sie den Zeitaufwand ganz gut einschätzen können.

Fazit: Es ist es notwendig, die Agenda nach Prioritäten zu organisieren, um Stress zu vermeiden und in Zeiten, in denen die Arbeitsbelastung übermäßig hoch ist, mit maximaler Effizienz arbeiten zu können. Sollten Sie als Projektmanager arbeiten und andere Kriterien anwenden, bitte ich Sie, uns hier Ihre Erfahrungen und Strategien mitzuteilen.