Ich brauche es für gestern! 10 Tipps um das Projektmanagement zu überleben

Projektmanagement ist eine dynamische und angenehme Aufgabe, bei der viele verschiedene Funktionen erfüllt werden. All dies mit einem einzigen Ziel: Ein Projekt erfolgreich zu beenden, und darauf zu achten, dass die Anzahl der unvorhergesehenen Vorfälle auf ein Minimum reduziert wird, so dass der Kunde zufrieden ist, und das ohne dabei die Nerven zu verlieren!

Im Falle eines Übersetzungsunternehmens reicht die Verantwortung des Projekmanagers vom multilingualen Gespräch mit Kunden und Lieferanten über die Angebotserstellung, die Kalkulation der Gewinnspannen, die Konvertierung von Dokumenten in unzählige Formate bis hin zur Qualitätskontrolle der Übersetzungen, dem Layout oder allem, was Ihrem Chef noch so einfällt: Egal ob auf dem Bildschirm, auf dem Papier, auf dem Tisch oder an der Wand. und natürlich alles für gestern! Allein darüber nachzudenken versetzt mich schon in Stress! Oder hat mich zumindest immer in Stress versetzt. Genau aus diesem Grund habe ich eine Reihe von Tricks und Ratschlägen aufgeschrieben, die ich dank der effektiven und subtilen Technik, die eine Volksweisheit mit folgendem Satz auf erhabene Weise ausdrückt, entdeckt und in meine Arbeit integriert habe: „Aus Fehlern lernt man„.

1.  Prioritäten zu setzen ermöglicht es Ihnen, sorgfältig zu arbeiten, ohne sich die Haare zu raufen.

Oft stößt man auf eine Vielzahl von E-Mails für die man Projekte oder Angebote erstellen, Dateien konvertieren oder modifizieren und Probleme lösen müssen, und dann gibt es auch noch Kunden oder Lieferanten die „verärgert“ anrufen. Manchmal kann man sich dadurch überfordert fühlen und nicht wissen wo man anfangen soll und wann oder ob man überhaupt fertig wird.

RAT: Schreiben Sie die Aufgaben in Ihre Agenda und sortieren Sie sie nach Priorität. Auf diese Weise wird man die Aufgaben mit Sorgfalt, Ruhe und Konzentration auf das, was man gerade erledigt, nacheinander ausführen (die anderen Aufgaben sind bereits aufgelistet und man wird sie zu gegebener Zeit erledigen).

2. Verwenden Sie eine Computeranwendung für die Projektverwaltung

Zum Beispiel XTRF, mit dem Sie die Entwicklung jedes Projekts (z. B. chronologisch) dokumentieren können. Oftmals haben diese Programme zu diesem Zweck auch eine Funktion wie z. B. „Notizen“.

Diese ermöglichen es, Projekte dank der Ihnen zur Verfügung stehenden Tools, wie z. B. die automatische Konvertierung von Dateien, die Berechnung von Gewinnmargen, die Filtrierung von Ressourcen nach bestimmten Kriterien usw. effizienter durchzuführen.

RAT: Erkunden, testen und lernen, die Tools und Funktionen des Programms zu nutzen, wenn man die Zeit dafür hat und so das Beste aus ihnen herausholen um zu verhindern, dass einem dies auch noch Kopfschmerzen bereitet.

3. Die Checkliste

Erstellen und vervollständigen Sie immer eine Checkliste, in der die abgeschlossenen oder korrekt ausgeführten Aufgaben durchgestrichen werden. Dazu gehören die wichtigen Anfangs- und Endschritte eines jeden Projekts, wie z. B. die Analyse der zu übersetzenden Dateien, der Versand der Bestellungen an die Lieferanten, die Vervollständigung der Buchhaltung (den Kunden um die Zusendung seiner Bestellnummer bitten, falls er dies noch nicht getan haben sollte), die Durchführung der Lieferantenbewertung (den Lieferanten die ihre Arbeit nicht rechtzeitig abgegeben haben eine E-Mail schreiben), die Aufzeichnung der relevanten Qualitätskontrollberichte, usw. Im Laufe der Zeit werden wir diese Schritte automatisch durchführen (die Automatisierung der Aufgaben wird in Punkt 5 erweitert). Es ist jedoch ratsam, die Liste immer zu überprüfen, bevor Sie ein Projekt abschließen.

RAT: Gestalten Sie Ihre „Checkliste“ so einfach wie nur möglich, damit Sie auf den ersten Blick sehen können, dass in einem Projekt alle Aufgaben abgeschlossen wurden, bevor Sie es abschließen und zur Abrechnung schicken. 

4.  Kontrollierte Liefertermine: Für einen zufriedenen Kunden unerlässlich

Damit ein Projekt erfolgreich durchgeführt und abgeschlossen werden kann, ist eine pünktliche Lieferung entscheidend. Es ist ratsam, den Liefertermin unter Kontrolle zu haben und, soweit möglich, einen Zeitraum zwischen dem Empfang der Dateien und die Zusage des Liefertermins aufzustellen, um mögliche Ereignisse, die die Lieferung verzögern könnten, vorhersehen zu können.

RAT: Datum und Uhrzeit der Lieferungen, Projekte, usw. in einer Agenda aufschreiben. Eine Farbcodierung z. B. kann helfen die Aufgaben auf einen Blick zu erkennen. Ich benutze diesen Code und denke, er ist ziemlich intuitiv: Lieferungen an den Endkunden in rot, Lieferungen von Lieferanten in grün, Aufgaben in schwarz, Kommentare in blau. Sehr praktisch ist es auch, einen Kalender an die Wand zu hängen, um Lieferungen an den Endkunden zu markieren.

5. Die Systematisierung von Aufgaben erhöht die Rentabilität

Wie bei jeder anderen Tätigkeit in unserem persönlichen oder beruflichen Leben, z. B. beim Autofahren, ermöglicht uns die Automatisierung von Prozessen und Aufgaben, dies mit mehr Leichtigkeit und weniger Aufwand durchzuführen.

RAT: Jedes Projekt initiieren, seine Entwicklung kontrollieren und systematisch abschließen, wenn immer möglich in der gleichen Reihenfolge und ohne etwas zu überspringen, um den Prozess zu automatisieren und so den Aufwand und die Konzentration zu reduzieren. Auf diese Weise kann man auch die Rentabilität der Projekte steigern.

6.  Das Aufschreiben hilft dabei, Ideen zu setzen und Prozesse zu integrieren.

Wenn man mit dem Projektmanagement beginnt, muss man lernen, zahlreiche Prozesse zu verinnerlichen.

RAT: Ein Notizblock, in dem man alle neuen Prozesse aufschreiben kann, damit man sie bei Bedarf später einsehen kann, kann sehr hilfreich sein. Darüber hinaus ermöglicht das Aufschreiben eine bessere Erfassung von Inhalten, Daten, Prozessen usw.

7.  Tafel mit Notizen im Sichtfeld

Sachen, an die man sich schlecht erinnern kann:
Die VERGISSMEINNICHT

RAT: Hängen Sie ein kleines Brett oder einfach nur ein Blatt Papier mit Schlüsselwörtern an die Wand, um sich an Dinge zu erinnern, die Sie oft vergessen (z. B. eine bestimmten Option bei Analysen aktivieren oder Lieferungen die über das System und nicht per E-Mail erfolgen sollen) oder mit Informationen, auf die schnell
zugegriffen werden muss, wie z. B. Telefonnummern, Durchwahlen anderer Abteilungen, Abkürzungen für häufig verwendete Programme, ein gewisser Schritt oder Prozess, den man sich nicht merken kann, usw.

8.  Klare Kommunikation und zeitnahe Reaktion

Manchmal kann ein Missverständnis zu einem scheinbar hartnäckigen Problem werden, das eine Geschäftsbeziehung gefährden kann. Es ist wichtig, dass die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten klar und höflich ist.

RAT: Gemäß der Prioritätsliste muss man die entsprechenden Aufgaben weiterhin unbesorgt und gewissenhaft erfüllen. Wenn Sie mit Kunden und Lieferanten kommunizieren, tun Sie dies immer mit Ruhe, Geduld, Höflichkeit und Pünktlichkeit. Es ist wichtig, alles klar und deutlich zu erklären, sowohl in E-Mails als auch am Telefon, somit werden mögliche Missverständnisse vermieden, die auch zu Spannungen im Arbeitsverhältnis führen können. In einem angespannten Umfeld ist es schwierig, gute Ergebnisse und Motivation während der Arbeit zu erzielen.

Pünktlich zu antworten ist genauso wichtig. Wir sind alle „gestresst“ und wollen eine schnelle Antwort. Dieser Punkt hat zwei wichtige Aspekte:
1. Nicht zu verzweifeln, wenn Sie nicht gleich eine Antwort bekommen. Weiter Ihre Checkliste abzuarbeiten und eine neue E-Mail zur Erinnerung an den Kunden senden, sobald ein beträchtlicher Zeitraum vergangen ist.
2. Vergessen Sie nicht Ihre E-Mails zu beantworten, auch wenn sie nicht in Ihrer Prioritätsliste stehen. So können Sie die zu beantwortenden E-Mail als „Nicht gelesen„ markieren um sie später zu beantworten. Wenn es sich um eine E-Mail handelt, dessen Antwort etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt, antworten Sie dem Absender, Sie werden sich im Laufe des Tages mit ihm in Verbindung setzen.  Wichtig ist nur, dass Ihr Kunde oder Lieferant weiß, dass Sie seine E-Mail bekommen haben und das Anliegen auf Ihrer Checkliste vermerkt haben.

RAT:  Denken Sie immer daran, nach einer gewissen Zeit die Person noch einmalum eine Antwort zu bitten und Ihre E-Mails gleich zu beantworten.

9. Absolut JEDER macht Fehler

Man kann ein Angebot falsch berechnen oder eine falsche Bestellung versenden, die durch eine falsche Analyse entstanden ist. Es besteht kein Problem darin, einen Fehler zu beheben, ändern Sie einfach das entsprechende Dokument und ergreifen Sie die notwendigen Maßnahmen. Es macht keinen Sinn, dass jemand für eine Arbeit bezahlt wird, die er nicht gemacht hat, nur weil man einen Fehler in der Bestellung begangen hat, der Lieferant sollte sich darüber auch nicht ärgern denn, ich betone,  es passiert uns allen einmal.

RAT: Wenn die Kommunikation mit den Kunden oder Lieferanten klar und ehrlich ist, muss man aufrichtig erklären was passiert ist. Wenn man erklärt, wie der Fehler entstanden ist und eine Lösung vorschlägt, wird die andere Person, wenn sie unseren gleichen beruflichen Werten unterliegt, keine Probleme haben, die notwendigen Maßnahmen anzuwenden oder zu akzeptieren oder eine Alternative vorzuschlagen.

10. Freizeit?

Klingt fast wie ein Witz, oder? Spaß beiseite hat man früher oder später immer einen Zeitraum, in dem man keine „prioritären“ Aufgaben zu erledigen hat.

RAT: Es ist an der Zeit, die langweiligeren Aufgaben abzuschließen, die es ihnen ermöglichen werden, die Projekte zu beschleunigen und profitabel zu machen, wenn man mal wieder viel zu tun hat. Suchen Sie beispielsweise nach neuen Lieferanten, die noch nicht in Ihrer Datenbank aufgeführt sind, für ein gewisses Fachgebiet oder Sprachkombination.
In diesen Zeitlücken können Sie auch Simulationen von Prozessen durchführen, die Sie normalerweise nicht so oft wiederholen um diese zu beschleunigen. Es geht darum, nicht automatisierte Prozesse wiederherzustellen, die Sie Nerven kosten können um mehr Vertrauen in sich zu haben. Auch hier geht es wieder um die Automatisierung von Prozessen.

Referenzen

http://es.wikibooks.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_proyectos#Gestor_de_proyecto

http://www.gestiondeproyectosit.es/blogit/2011/10/10-consejos-para-un-project-manager/