Probleme und Lösungen bei der Übersetzung von PDF-Dateien

PDF-Dateien sind eines der am weitesten verbreiteten Formate zur Anzeige von Textinhalten verschiedener Dokumenten. Aus diesem Grund ist es oft das einzige Format, das man für die Übersetzung eines Vertrags, einer Broschüre, eines Datenblatts oder eines Handbuchs zur Verfügung hat. PDF-Dateien sind jedoch nur Dateien zum Austausch von Inhalten. Tatsächlich steht die Abkürzung PDF für Portable Document Format ((trans)portables Dokumentenformat).

Das einzige was eine PDF-Datei möglich macht, ist es uns zu erlauben Problemlos alle Arten von Dateien ansehen und teilen zu können. Es ist wichtig, dies zu verstehen. Eine PDF-Datei kann sehr wohl bearbeitet werden, sie ist jedoch eigentlich nicht dafür vorgesehen.

Ich erklären Ihnen in diesem Beitrag, was Sie tun müssen, um eine PDF-Datei mit computergestützten Übersetzungsprogrammen, die von professionellen Übersetzern und Übersetzungsbüros verwendet werden, zu übersetzen. Sie können eine PDF-Datei natürlich auch umwandeln um sie später in einen maschinellen Übersetzer wie Google Translate zu übersetzen, sollten Sie keine 100% zuverlässige Übersetzung benötigen. Oder auch, wenn Sie den Inhalt einfach auf die altmodische Art und Weise übersetzen, indem Sie den Text überschreiben, jedoch das Dokumentformat beibehalten wollen.

Um die Sprachtechnologie nutzen zu können, benötigen Sie die PDF-Datei in einem editierbaren Format, das man leicht verarbeiten kann. Der normalste Weg, PDF-Dateien zu übersetzen, ist die Konvertierung in Word. Sie kann sowohl in ein .doc- oder .docx-Dokument konvertiert werden.

1.Was ist die ideale Lösung für die Übersetzung einer PDF-Datei?

Das klingt jetzt ein bisschen dumm, aber der beste Weg, eine PDF-Datei zu übersetzen, ist, sie nicht zu übersetzen. Ich meine, es ist besser, nicht die PDF-Datei an sich zu übersetzen, sondern die ursprüngliche, editierbare Datei, mit der die PDF-Datei erstellt wurde.

Wenn die PDF-Datei beispielsweise in Word erstellt wurde, ist es am besten, die ursprüngliche Word-Datei für die Übersetzung zu verwenden. Wenn diese mit FrameMaker oder InDesign erstellt wurde, ist es am besten, diese Formate zu verwenden. Sollten Sie im Besitz einer InDesign-Dateien sein, die Sie übersetzen lassen möchten, könnte folgender Blog für Sie von Interesse sein: „Übersetzung: InDesign-Dateien“.

Es ist jedoch durchaus möglich, dass man in Ihrem Unternehmen nicht mehr weiß, wo sich die Originaldateien befinden oder wer sie erstellt hat. Im Falle von Händlern oder Importeur, ist es möglich, dass der Hersteller nur die PDF-Dateien für die Übersetzung zur Verfügung gestellt hat.

Es lohnt sich jedoch, ein wenig Zeit zu investieren, um zu prüfen, ob jemand noch im Besitz der Original-Dateien ist. Dies wird Ihnen nämlich viele Kopfschmerzen bei der Übersetzung ersparen. Und mit Kopfschmerzen, meine ich das Übliche: Zeit und Geld.

Wenn Sie das Format des Originaltextes beibehalten wollen, wird es umso wichtiger sein, die Originale-Datei zu erhalten. PDF-Dateien werden normalerweise in Versionen mit niedriger Auflösung erstellt, so dass sie für den Ausdruck nicht wirklich geeignet sind.

Wenn Sie andererseits die PDF-Dateien zur Übersetzung in Word konvertieren, werden Sie sehen, dass sich das Format (ich beziehe mich hier auf die Zusammensetzung von Texten und Bildern) ziemlich stark verändern kann. Es kann also sehr mühsam und teuer sein, das Originalformat 100% exakt wiederzugeben.

Kurz gesagt, die besten Ergebnisse in Bezug auf Qualität und Zeit/Geld für den übersetzten Text werden erzielt, wenn von den Original-Dateien ausgegangen wird. Allerdings würden Sie diesen Artikel wahrscheinlich nicht lesen, wenn Sie im Besitz der Original-Formate wären, oder?

2. Wie erfahren Sie, welches Programm zur Erstellung der PDF-Datei verwendet wurde?

Im Allgemeinen werden Sie leicht herausfinden können, mit welchem Programm die ursprüngliche PDF-Datei erstellt wurde. Wenn Sie die PDF-Datei mit Acrobat oder Acrobat Reader öffnen und auf Dateien>Eigenschaften gehen, können Sie die Anwendung sehen, mit der diese Datei erstellt wurde. Hier ist ein Beispiel für eine in Word erstellte PDF-Datei:

Wie Sie sehen, können Sie auch die Infos über den Ersteller der PDF-Datei einsehen.

3. Warum sollten Sie eine PDF-Datei zur Übersetzung in ein Word-Format konvertieren?

Wie ich bereits sagte, ist die einfachste Lösung für die Übersetzung von PDF-Dateien, die auch von Übersetzungsunternehmen eingesetzt wird, die Umwandlung in eine Word-Datei. Wahrscheinlich denken jetzt manche von Ihnen, was für ein Unsinn, PDF-Dateien können schließlich bearbeitet werden.

Nun, dies trifft bis zu einem gewissen Punkt zu. Ja, PDF-Dateien können bearbeitet werden, aber dafür benötigt man die professionelle kostenpflichtige Version von Acrobat. Die meisten Übersetzer verfügen jedoch über die kostenlose Version: Acrobat Reader. Diese kostenlose Version ist wiederum auf einige wenige Funktionen beschränkt.

Und selbst wenn man einen Übersetzer einsetzen, der über die professionelle Version verfügt, dauert die Übersetzung in Acrobat viel länger. Möglicherweise können Sie junge Übersetzer davon überzeugen, auf diese Weise zu ihrem üblichen Tarif zu arbeiten.
Erfahrenere professionelle Übersetzer werden jedoch wahrscheinlich einen Zuschlag von Ihnen verlangen. Im schlimmsten Fall werden sie ein Übersetzungsprojekt unter solchen Bedingungen direkt ablehnen.

Diese beiden Probleme können vermieden werden, indem man eine Word-Datei zur Übersetzung schickt. Darüber hinaus ermöglichen Word-Dateien den Übersetzern oder Übersetzungsunternehmen die Verwendung von Übersetzungshilfsmitteln. Diese Hilfsmittel erstellen eine Datenbank mit den von einem professionellen Übersetzer angefertigten Übersetzungen.

Mit diesen Hilfsmitteln kann man auch analysieren, wie viele Textwiederholungen die zu übersetzenden Dokumente aufweisen. Dies ist besonders wichtig, wenn es um die Übersetzung von technischen Handbüchern geht.

Technische Handbücher enthalten oft eine Menge sich wiederholender Texte, und dies sowohl im selben Handbuch als auch zwischen Handbüchern für ähnliche Produkte. Viele Übersetzer oder Übersetzungsbüros, wie wir selbst, werden sich bereit erklären, Preisnachlässe für den sich wiederholenden Texte zu gewähren.

Die Konvertierung einer PDF-Datei in ein Word-Format kann ein sehr einfacher und effizienter Schritt sein. Es gibt jedoch auch Fälle, in denen diese Konvertierung echte Kopfschmerzen bereitet. Als nächstes erkläre ich Ihnen, wie Sie je nach Art der PDF-Datei eine Word-Datei erstellen können.

4. Wie können Sie eine bearbeitbare PDF-Datei übersetzen?

Sobald Sie sich vergewissert haben, dass Ihnen die Originaldateien nicht zur Verfügung steht, wird es keine andere Möglichkeit geben, als die PDF-Dateien für die Übersetzung zu verwenden. Die beste Situation ist dann, dass die PDF-Datei bearbeitbar ist.

Mit bearbeitbar meine ich, dass der Text der PDF-Datei leicht geändert werden kann. Es darf sich also nicht um ein Bild handeln, wie bei einem eingescannten Dokument. Wir werden später sehen, wie man mit diesen Dateien umgeht.

Die beste Lösung ist die Umwandlung der PDF-Datei in ein Microsoft Word-Dokument. Dieses Dateiformat ist heute praktisch ein Standard. Das bedeutet, dass man das Dokument an jeden Übersetzer oder jedes Übersetzungsbüro schicken kann. Heutzutage verfügen alle professionellen Übersetzer über Word oder ein mit Word kompatibles Programm.

Auch Übersetzungsprogramme verarbeiten problemlos Word-Dokumente. Mit Übersetzungsprogrammen beziehe ich mich sowohl auf computergestützte Übersetzungshilfmittel (wie SDL Trados oder memoQ) als auch auf maschinelle Übersetzungprogramme (wie Google Translate).

Das Geheimnis, um eine gute Konvertierung von PDF-Dateien in Word zu erhalten, ist das Programm, das auch wir benutzen. Es gibt eine ganze Reihe von so genannten OCR-Programmen auf dem Markt, die sehr gute Konvertierungen vornehmen. Es sind Programme, die seit Jahren auf dem Markt sind und ständig verbessert werden.

Nach der Erfahrung unseres Übersetzungsunternehmenssind die besten Programme Adobe Acrobat, Omnipage und Abby FineReader. Es gibt natürlich noch andere Programme, die sehr gute Ergebnisse erzielen. Diese können Sie in diesem Beitrag nachlesen: OCR-Software. Die beste Texterkennungssoftware im Vergleich.

Das beste ist natürlich über, mehrere dieser Programme zu verfügen, insofern man sich das leisten kann. Je nach Dokument erhält man manchmal mit Adobe Acrobat ein optimales Ergebnis. Bei anderen Dokumenten wird OmniPage oder Abby FineReader besser funktionieren.

Sobald Sie das Dokument konvertiert haben, müssen Sie das erzeugte Format überprüfen und gegebenenfalls ändern. Beispielsweise können durch die Konvertierung, Sätze durch ein Absatzzeichen getrennt werden, die eigentlich zusammen gehören. Dies wird den Übersetzungsprozess erschweren und sollte daher vermieden werden.

5. Wie können Sie eine eingescannte (oder in Kurven umgewandelte) PDF-Datei übersetzen?

Die Konvertierung einer eingescannten PDF-Datei unterscheidet sich nicht von der einer bearbeitbaren PDF-Datei. Die Ergebnisse sind jedoch meist sehr unterschiedlich. Im Allgemeinen werden eingescannte PDF-Dateien schlechtere Ergebnisse bei der Konvertierung erzeugen.

Bei OmniPage kann man dem Programm z.B. Anweisungen geben, damit es das Dokument auf eine bestimmte Art und Weise ließt. Man kann Z.B. angeben, ob es auf irgendeiner Seite eine Tabelle gibt, ob es sich bei einem bestimmten Abschnitt um ein Textabsatz oder ein Bild handelt, usw. Außerdem kann man die Textausrichtung angeben, sollte diese sich auf einer oder mehrerer Seiten des Dokuments ändern Diese grundlegenden Anweisungen können den zu übersetzenden Text deutlich optimieren.

Ein Problem, das jedoch unüberwindbar ist, kommt dann auf, wenn die Auflösung der eingescannten PDF-Datei nicht ausreicht, um eine Texterkennung durchzuführen. Dokumente in Texterkennungsprogrammen müssen eine Mindestauflösung aufweisen, damit sie gelesen werden können. Wenn man auf dieses Problem stößt, muss man um das erneute einscannen des Dokuments bitten. Diesmal jedoch mit einer höheren Auflösung. Wenn dies nicht möglich ist, kann man die Dokumente auch selbst ausdrucken und noch einmal einscannen, das funktioniert zwar nicht immer aber ein Versuch ist es Wert.

Ein ähnlicher Fall, ist der von PDF-Dateien, dessen Text in Kurven umgewandelt wurde. In Designprogrammen wie Illustrator, InDesign oder Corel gibt es die Funktion, den Text in Kurven umzuwandeln. Dies macht die Bearbeitung des Dokuments zur Übersetzung unmöglich.. Normalerweise wandelt man einen Text in Kurven um, damit dieser nicht zerschießt und man die Satzschrift nicht mit schicken muss. Im Allgemeinen wird diese Art von PDF-Datei gut konvertiert.

6. In Datenbanken erstellte PDF-Dateien

Es gibt viele Programme, die das PDF-Format verwenden, um von der Information einer Datenbank Dokumente zu erstellen. Ein Beispiel hierfür könnte eine einfache Rechnung oder ein Bericht sein, der aus einem ERP oder CMR generiert wurde.

Sicherheitsdatenblätter sind ein typisches Beispiel, das wir normalerweise in Übersetzungsunternehmen vorfinden. Die meisten Produktsicherheitsdatenblätter werden von einem Verwaltungsprogramm generiert, das über alle notwendigen Informationen verfügt.

Da diese PDF-Dateien nicht von einem anderen Design-Format aus generiert werden, wie z.B. Word oder InDesign, neigen sie dazu, problematischere Konvertierungen zu erzeugen. Die typischen Probleme sind: Text in geteilten Textboxen, Spalten, deren Text keiner logischen Reihenfolge folgt, Sätze, die durch Absatzzeichen getränt wurden, usw.

Wasserzeichen sind normalerweise das größte Problem, auf da man in dieser Art von Dokumentes stoßen kann, da sie normalerweise genau dafür eingesetzt werden, um die Umwandlung des Dokuments in ein editierbares Format zu vermeiden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Übersetzung von PDF-Dateien den Projektmanagern von Übersetzungsagenturen häufig Kopfschmerzen bereitet. Es gibt eine Vielzahl möglicher Probleme, und manchmal kann die Bewältigung dieser Probleme parallel zur Übersetzung selbst eine große Anstrengung sein. Es ist wichtig, dass Sie als Kunde sich über die Ergebnisse im Klaren sind, die mit der Übersetzung einer PDF-Datei erzielt werden können. In vielen Gelegenheiten bedeutet das gleiche Format des Originals eine wichtige Layoutarbeit, für die bezahlt werden muss.