Mit der Getting Things Done Methode Stress abbauen

Warum sollte man eine Organisationsmethode haben?

Als Selbständiger zu arbeiten bedeutet, sich um alle mit der Tätigkeit verbundenen Aufgaben kümmern zu müssen: Projektmanagement, Kundenkontakte, Suche nach neuen Kunden, Buchhaltung, usw. Und dies natürlich ohne das persönliche Leben zu vergessen!

Ein natürlicher Sinn für Organisation ist jedoch nicht immer ausreichend Vergesslichkeit und das häufige Gefühl ständig unter Druck zu Arbeiten sind nur einige der Symptome einer schlechten Organisation.

Die Getting Things Done-Methode: Ein Mittel gegen Stress

Die Getting Things Done-Methode (GTD) ist ein von Davis Allen entwickeltes Organisationskonzept. Das Zeil dieser Methode ist zu helfen:

• Die Besorgnisse und das Überdrussgefühl zu beseitigen,
• den Eindruck zu beseitigen, bei komplexen Aufgaben vor einer unüberwindbaren Wand zu stehen, in dem diese in „Bausteine“ zeleigt wird, die leichter auszuführen sind,
• die Aufgaben neu zu bewerten und sich in jeder Situation auf die Ziele zu konzentrieren
• eine positive Einstellung gegenüber den Aufgaben zu haben die noch nicht erledigt wurden.

Allen schlägt eine einfache Lösung vor: Alle Informationen, Ideen und anstehenden Projekte, die uns beschäftigen, in einem zuverlässigen System zu erfassen. Der Geist, stützt sich auf einer Art „externes Gedächtnis“ und ist somit frei um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Aufgaben zu erfüllen und Ziele zu verfolgen.

Dieses System besteht lediglich aus einer Liste von Aufgaben und Projekten sowie einem Dossier, in dem Referenzmaterialien, d. h. alle Dokumente, die nicht sofort für eine konkrete Aktion nützlich sind, die aber später benötigt werden, sortiert werden können, und natürlich einer Agenda. Sie können entscheiden, ob Sie Ihre Liste auf Papier oder über ein Software erstellen wollen (ich zeigen Ihnen später einige nützliche Apps die Sie hierzu nutzen können.

Hört sich einfach an, oder? Ist es aber nicht. 

Eine Methode in 5 Etappen

Die GTD-Methode besteht aus verschiedenen Etappen, die ich gleich zusammenfassen werde.

 

1. Sammlung

Die erste Etappe besteht darin den „Kopf leer zu machen“, d. h. alles aufzuschreiben was Ihnen durch den Kopf geht: Konkrete Aufgaben die erledigt werden müssen, allgemeine Ideen, ausstehende Projekte, usw. Wundern Sie sich nicht, wenn es sich um hunderte Aufgaben handelt. Sie werden auch alle Objekte und Dokumente die nicht auf ihrem Platz sind (z. B. sich stapelnde Ordner oder Projekte die Sie noch nicht bearbeitet oder abgeschlossen haben) aufräumen und sortieren müssen.

Danach müssen nur noch ein Klassifizierungssystem für die Dokumente gefunden werden: Sie können Ihre Ordner z. B. in alphabetischer Reihenfolge oder nach Thematik sortieren, am besten so wie Sie sich gut zurechtfinden.

Nächste Etappe: Nehmen Sie das erste Dokument vom Stapel und bearbeiten Sie es wie folgt:

• Es handelt sich um ein Referenzdokument (z. B. ein Kontoauszug den Sie nicht wegwerfen können), heften Sie es ab.
• Wenn die Erledigung der aufgeschriebenen Aufgabe weniger als zwei Minuten dauert, erledigen Sie sie gleich (z. B. die Bestätigung des Erhalts einer E-Mail).
• Wenn die aufgeschriebene Aufgabe mehr als zwei Minuten in Anspruch nimmt und es sich um ein Treffen oder einer Aufgabe handelt die sich in einem bestimmten Zeitrahmen abspielt (z. B. den Kunden X morgen zwischen 09:00 und 10:00 Uhr anrufen), schreiben Sie diese in Ihre To-Do Liste oder in Ihre Agenda.
• Sollte es sich um ein Projekt handeln (d. h. ein Ergebnis, dass durch verschiedene Handlungen erreicht wird), muss es entsprechend geplant werden.

3. Organisation

Beispiel: Ich haben auf ein Blatt „Neuen Computer kaufen“ geschrieben. Nun schreibe ich es wie folgt in meine To-Do Liste:

• Neuen Computer kaufen [mein Projekt, d. h. das zu erzielende Ergebnis] 
  • Kosten festlegen [meine nächste Handlung]
  • Mehrere Computer vergleichen
  • In den Laden gehen um das Material zu besorgen

Es ist sehr wichtig, dass Ergebnis, das Sie erzielen wollen klar und deutlich zu formulieren (mit einem schönen Infinitiv Verb, so wie es aussieht motiviert dies die Aufgabe in die Tat umzusetzen), und nicht die nächste Handlung (next action), die Sie Schritt für Schritt an Ihr Ziel bringt (in diesem Fall, die Kosten festlegen) zu vergessen. Sobald Sie die Kosten festgelegt haben, wird die „nächste Handlung“ „Mehrere Computer vergleichen“ sein. Ein Projekt in verschiedene Schritte aufzuteilen kann anfangs als unendlich erscheinen (unter anderem weil Sie nicht wissen wo Sie anfangen sollen), es jedoch in sequentielle „Bausteine“ aufzuteilen beseitigt das Blockadegefühl. Wie allgemein bekannt, ist das schwierigste der Anfang.

Wenden Sie diese Methode in Ihrem täglichen Tagesablauf an, „stapeln“ Sie Ihre Dokumente, Ideen oder noch zu erledigende Aufgaben und bearbeiten Sie eine nach der anderen, wie es oben erklärt wird.

4. Erneuerung 

Gehen Sie jede Woche (z. B. Freitags Nachmittags, um die Woche gut abzuschließen), Ihre To-Do Liste und Ihre Agenda durch. Das Ziel ist die Aufgaben zu markieren die erledigt wurden, neue Aufgaben einzutragen, bereits abgeschlossene Projekte zu entfernen, usw. Im Großen und Ganzen Ihre Liste zu aktualisieren. Diese Aufgabe ist, wenn auch sehr langweilig, unerlässlich. Laut David Allen, kann diese Methode nur einen positiven Effekt auf haben, wenn Sie davon überzeugt sind, dass Sie sich vollkommen auf das System verlassen können.

5. Handlung

Sobald die Aufgaben organisiert sind, müssen sie natürlich in die Tat umgesetzt werden. Sie werden dank vier Kriterien entscheiden können wann Sie was erledigen: Das Umfeld in dem Sie sich befinden (im Büro, im Urlaub, Zuhause, usw.), die Zeit und die verfügbare Energie, so wie die Priorität der Aufgaben.

Einige Nachteile

Eines der größten Nachteile der GTD-Methode ist, dass es mehr Zeit in Anspruch nimmt die Aufgaben zu organisieren, als diese zu erledigen. Vor allem bei Beginn der Nutzung dieser Methode. David Allen empfiehlt deswegen, sich einige Tage Zeit zu nehmen um die Dokumente zu sammeln und zu sortieren.

Danach müssen Sie sich nur die Zeit nehmen um die neuen Dokumente hinzuzufügen und Ihre Liste wöchentlich zu aktualisieren. Dies verlangt an konsequenter Disziplin, die langfristig oft schwer beizubehalten ist.

Wenn Sie flexibel bleiben und Sich nicht von dem System dominieren lassen, werden jedoch von mehr Vorteilen als Nachteilen profitieren.

Stress reduzieren: Allen hat die Lösung!

Was mich angeht, sind meine Erwartungen an der David Allen-Methode erfüllt: Nach den ersten Monaten fühlte ich tatsächlich eine Stressminderung. Heute, nach vier Jahren mit dieser Methode, fühle ich mich nie überfordert. Ausgelastet ja, aber nicht mit neuen Aufgaben und Informationen überfordert.

• Der Geist befreit sich, weil er sich vollkommen auf das System verlässt.
• Si haben ein echtes Gefühl der Kontrolle. In dem Sie jede Aufgabe im Voraus schon planen, entscheiden Sie über was Sie machen (und vor allem über was sie nicht sofort machen werden!). Sie sind mit der Arbeit nicht überfordert, Sie kontrollieren sie.
• Diese Methode erlaubt es Ihnen die Zeiträume mit weniger Aufgaben zu nutzen. Sollten Sie also einen freien Nachmittag haben (was komisch ist, manchmal jedoch vorkommt), können Sie, nach den vier Kriterien (Umgebung, Zeit, Energie und Priorität) Ihre offenen Aufgaben durchgehen und die aussuchen, die Sie erledigen möchten.
• Der letze Vorteil und nicht unbedingt der bedeutungsloseste: Die Zuverlässigkeit an der Sie täglich gewinnen, spiegelt sich sofort in der Qualität der Dienstleistungen wider, die Sie Ihren Kunden anbieten!

Das Werkzeug zum Erfolg

Im Vorherstehenden, wurden die Hauptgrundsätze der GTD-Methode zusammengefasst. Verlaufen wir nun zur Praxis.

Im Nachfolgenden erzähle ich Ihnen wie ich mit der GTD-Methode anfing. Ich möchte hiermit nicht behaupten, dass ich DIE beste Methode habe; dieser Artikel dient dazu Ihnen eine Idee, der Art in der diese Methode unter realen Bedingungen eingesetzt werden kann, zu geben, aber auch Sie dazu zu motivieren Ihre eigene Organisation zu planen. Sie können mir gerne Ihre Kommentare zukommen lassen!

Material

Ich fing die GTD-Methode mit folgendem Material an:

• ein Aktenschrank mit vertikalen Schubladen zur Aufbewahrung von „physischen“ Referenzen,
• eine Agenda,
• die online App Toodledo, um meine To-Do Liste anzufertigen,
• die App Evernote für die „elektronischen“ Referenzdateien.

Referenzen: Eine konsequente Ablage

Hinweis: Die Referenzdateien umfassen alle Dokumente, die für eine bestimmte Aufgabe nicht sofort nützlich sind, die Sie aber möglicherweise jederzeit benötigen oder die Sie aus rechtlichen Gründen einfach aufbewahren müssen.

Die Ablage von Papier-Referenzen

Was mir die meisten Probleme verursacht hat, war die Organisierung der Referenzen. Sie müssen bedenken, dass ein Dokument nur an einem Ort aufbewahrt werden kann, damit man es so schnell wie möglich wieder findet.

Ich benutze einen Aktenschrank für persönliche Dokumente und einen anderen für berufliche Dokumente: Verträge, Buchhaltungsunterlagen, Dokumente im Zusammenhang mit der Sozialversicherung oder anderen Einrichtungen, usw.

Jeder Ordner entspricht einer Einrichtung oder einem Thema und kann auch Unterordner haben. Die Dokumente in den Ordnern sind alphabetisch sortiert.

Beispiel:

• Versicherungsordner 
  • Ordner Unternehmen A 
    • Unterordner Verträge
    • Unterordner Korrespondenz, usw.
  • Ordner Unternehmen B 
    • Unterordner Verträge
    • Unterordner Korrespondenz, usw.
• Bankordner 
  • Ordner Bank A 
    • Unterordner Kontoauszüge
    • Unterordner Korrespondenz
    • Unterordner Verträge, usw.
•  Buchhaltungsordner 
  • Ordner ausgestellte Rechnungen 
    • Unterordner ausstehende Rechnungen
    • Unterordner bezahlte Rechnungen
• Ordner Buchahltungsunterlagen

Bin ich von Ordnung besessen? Überhaupt nicht, normalerweise bin ich sehr unordentlich. Aber seien wir realistisch: Man kann nicht effektiv und unordentlich sein, wenn man als Freiberufler arbeitet.

Das ideale wäre diesen Ordner einmal im Jahr neu zu sortieren und alles in den Müll zu werfen, was nicht mehr aufbewahrt werden muss.

Wenn Sie sehr spezifische Dokumente haben (Kundenverträge, usw.) könnte es nicht falsch sein, diese in einem anderen Aktenschrank aufzubewahren.

Die GTD-Methode ist eine ausgezeichnete Art pingelig zu werden. 

Die Ablage von Elektronischen-Referenzen

Im digitalen Zeitalter, wie man so schön sagt, sind die meisten Referenzen in elektronischer Form vorzufinden.

Die Software Evernote ist eine interessante Lösung, die viele Vorteile aufweist:

• eine kostenlose, sehr komplette Version
• eine sehr angenehme Präsentation in Form von Notebooks
• mögliche Synchronisation auf mehreren Computern oder mobilen Geräten
• sehr effiziente Suchfunktionen, entweder über Text oder über Tag
• Möglichkeit, Dateien (z. B. PDF) an Notizen anzuhängen.

Der Schwachpunkt ist meiner Meinung nach die extreme Einfachheit der Konfiguration der Noten.

 

Mein Ordner „Referenzen“ beinhaltet verschiedene nach Thematik sortierte Ordner:

• Buchhaltungs- und rechtliche Verpflichtungen
• Übersetzungsmarkt
• Arbeitsmittel, usw.

Hier speichere ich alle Informationen die mir irgendwann nützlich sein können: Informationen die ich im Internet oder in Foren gelesen habe, usw.

Die systematische Zentralisierung der Informationen wird Kommentare wie: „Ich weiß, dass das schon einmal gelesen habe, aber wo nur?“ vermeiden und Ihnen dabei helfen eine sehr wertvolle Wissensbasis aufzubauen.

Ich habe für alle Dokumente, die ich aus Vertraulichkeitsgründen nicht bei Evernote speichern wollte, eine Baumstruktur organisiert, die identisch der Festplatte meines Computers ist. Es ist nicht unbedingt die beste Lösung aber momentan bin ich mit dieser Lösung zufrieden.

Die To-Do Liste in Toodledo

Ich verwende die kostenpflichtige Version von Toodledo, eine App, die sich durch ihren lustigen Namen und eine leicht hässliche Oberfläche auszeichnet, aber vor allem durch ihre sehr GTD-orientierte Konzeption.

Natürlich können Sie auch ein einfaches Notizblock für Ihre To-Do- Liste verwenden, ich denke jedoch es sollte zumindest schon ein Word Dokument, eine Excel-Tabelle (oder OpenOffice, usw.) sein, dies ist glaube ich das mindeste wenn man bedenkt, dass irgendwann hunderte Aufgabe auf Ihrer Liste stehen werden.

Wenn der Moment kommt sich für das richtige Tool zur Erstellung Ihrer To-Do Liste zu entscheiden, stellen Sie sich folgende Fragen:

• Wollen Sie auf Ihre Liste vom Computer oder vom Handy aus zugreifen? (lokale oder mobile App)
• Werden Sie Aufgaben importieren oder exportieren? (verschiedene Formate)
• Wie hoch ist der Vertraulichkeitsgrad Ihrer Dokumente? (Cloud oder nicht)
• Welcher Detaillierungsgrad ist für meine Aufgaben erforderlich? (nur der Aufgabentitel oder verschiedene Attribute (Kontext, Priorität, usw.)

Toodledo weist Felder auf, die den verschiedenen Empfehlungen der GTD-Methode entsprechen:

Kontext: Arbeit, Telefon, Reisen, usw.

Goal: Kurz- und langfristige Ziele, ein kurzfristiges Ziel kann zu einem langfristigen Ziel beitragen.

Due date: Fälligkeitsdatum der Aufgabe

Repeat: Für wiederkehrende Aufgaben

Length: Die Zeit die benötigt wird um eine Aufgabe abzuschließen

Priority: 3 positive Prioritätsniveaus + 1 negatives Niveau

Status: Nächste Aktion, delegierte Aufgabe, usw.

Die Repeat-Funktion ist besonders interessant, da Sie über diese Funktion eine Aufgabe jeder Zeit als wiederkehrend markieren können (jeden Tag, jeden Montag, jeden Werktag, usw.).

Eine andere Funktion die auch nicht schlecht ist, ist: Der „Scheduler“. Sie müssen nur die Zeit angeben über die Sie verfügen und das Umfeld in dem Sie sich befinden und die App sagt Ihnen (freundlicherweise) welche Aufgaben Sie in diesem Zeitraum, je nach Priorität und Deadline, erledigen können.

Ich gebe Toodledo all meine persönlichen und beruflichen Aufgaben ein (ich benutze das Umfeld, um sie zu unterscheiden), außer der Planung meiner Übersetzungsprojekte (Anzahl der zu übersetzenden Wörter pro Tag, usw.), da dieses System nicht flexibel genug ist und sich mein Zeitplan mehrmals täglich ändert, sobald neue Aufträge eingehen. Ich kann auch offene oder delegierte Aufgaben über das Feld Status (Delegated, Waiting). verfolgen.

Sollte dieses Tool Ihr Interesse geweckt haben, informiere ich Sie darüber, dass es Foren von Toodledo gibt, die voller Tipps und Tricks zur Implementierung der GTD-Methode sind.

Agenda

David Allen empfiehlt die Agenda nur zu Verwenden, wenn Sie etwas an einem bestimmten Tag zu einer bestimmten Uhrzeit zu erledigen haben (Treffen, usw.).

Ich benutze die Agenda anders: Sie hilft mir gleichzeitig meine Treffen und meine Übersetzungsprojekte zu planen (d. h. die Wortanzahl die ich an dem Tag in einem bestimmten Zeitraum übersetzen oder Korrekturlesen muss). Wie ich vorher schon erwähnt habe, sind meine Übersetzungsprojekte das einzige was ich nicht in meine To-Do Liste schreibe.

Nützliche Tools

Es gibt viele Apps, die sich an der GTD-Methode orientieren. Ich habe sie noch nicht alle ausprobiert, habe aber eine kleine Liste kostenloser Tools zusammengestellt die mir sehr interessant erscheinen:

• todo.txt: Eine To-Do- Liste im .txt Format (universal Format)
• Remember The Milk: Eine online App für die Organisation der Aufgaben
• Wunderlist: App die für fast alle Geräte erhältlich ist

Die tägliche GTD-Methode

Jetzt wo Sie die Hauptprinzipien der Getting Things Done-Methode und dessen Tools kennen, versetzen wir uns in einen normalen Tag.

Den ganzen Tag über

Den ganzen Tag über sammeln Sie Informationen von verschiedenen Quellen: Briefe, E-Mails, Telefonate, neue Ideen, usw.

• Setzen Sie alle Papier-Dokumente in einem XXX zusammen (Briefe, lose Blätter auf denen Sie etwas aufgeschrieben haben, usw.).
• Laden Sie, soweit möglich, alle Dateien (Online-Glossare, Softwares, etc.) in einem einzigen Ordner auf Ihren Computer herunter.
• Lassen Sie alle Ihre E-Mails in Ihrem Empfangsordner, außer die, die Sie nicht benötigen. Diese löschen Sie am besten gleich. Ich rate Ihnen, keine Filter zu benutzen, die die E-Mails automatisch in die jeweiligen Ordner verschieben (außer den Mailinglisten), um nicht das Risiko einzugehen, eine E-Mail zu vergessen.

Jeden Nachmittag

Prozess

Sortieren Sie am Ende Ihres Arbeitstages Ihre verschiedenen „Postfächer“: Dokumentenablage, E-Mails, heruntergeladene Dateien.

• Nehmen Sie das erste Dokument vom Stapel Ihrer Papier-Dokumente und sortieren Sie es, tun Sie dies bis kein Blatt mehr übrig ist. Lassen Sie nichts auf Ihrem Schreibtisch oder auf Ihrem Stapel liegen. 
  • Schreiben Sie die notwendigen Aufgaben in Ihre To-Do Liste, sortieren Sie die Referenz-Dokumente und planen Sie die anstehenden Projekte (siehe erster Absatz dieses Beitrags). Schreiben Sie sich alles auf, selbst die alltäglichsten Aufgaben.
• Tun Sie dasselbe mit den heruntergeladenen Dokumente.
• Leeren Sie auch Ihren Posteingang.

Konkrete Beispiele

Nachfolgend finden Sie einige konkrete Beispiele, die ich aus meiner eigenen Erfahrung gesammelt habe:

Bestellungsemail mit den zu übersetzenden Dokumenten

• Ich erstelle das Projekt in meiner Managementsoftware, bereite die Dateien vor und speichere die E-Mail in einem Ordner meiner Mailsoftware ab (eine Datei pro Projekt).

Angebotsanfrage im Laufe des Tages beantwortet

• Warte auf Zusage des Kunden
• Die E-Mail speichere ich unter „ausstehend“ (nicht vergessen von Zeit zu Zeit die Kunden anzuschreiben die nicht geantwortet haben).

Beitrag zu einer Mailingliste mit interessanten Informationen

• Ich schreibe die Informationen in Evernote und lösche die E-Mail.

E-Mail in der ein Kunde nach Dokumenten fragt

• Ich kann nicht sofort antworten, weil ich die Dokumente bei einer Agentur anfordern muss.
• Ich schreibe die Aufgabe in meiner To-Do Liste: 

1. Dokument bei der Agentur X beantragen
2. Ausstehend: Dokument X
3. Dokument X an Kunde Y schicken

• Ich verschiebe die E-Mail in den entsprechenden Kundenodner (ein Ordner pro Kunde). Ich weiß so wo die E-Mails zu finden sind sobald ich diese beantworten muss.

Die E-Mail muss schnell beantwortet werden (Sie können z. B. am nächsten Tag antworten)

• Ich lasse also die E-Mail nicht in meinem Posteingang: Ich schreibe eine neue Aufgabe für den nächsten Tag in meine To-Do Liste „X schreiben sobald Z schickt“ und verschiebe die E-Mail in den entsprechenden Ordner.

 

Am Ende des Tages müssen Ihr Posteingang, Ihr Stapel an Referenzdokumenten und Ihr Büro leer sein.

Ja, ich bestehe darauf: Es ist wichtig, dass Ihr Postfach leer ist wenn Sie den Computer Abends ausmachen.

Ein Postfach, wie der Name schon besagt, ist kein Aktenschrank. Sie werde doch nicht zulassen, dass sich Ihre E-Mails in Ihrem Postfach zusammenhäufen, oder?

Wenn Sie dieses Prinzip anwenden, werden Sie schnell an Ruhe gewinnen. Auf der einen Seite werden Sie das Gefühl haben, Ihren Tag wirklich beendet zu haben, und auf der anderen, die Zufriedenheit Ihren Briefkasten zu öffnen und ihn jeden Morgen leer (oder einfach nur mit den neuen Nachrichten) vorzufinden.

Der Zeitplan des nächsten Tages

Jeden Tag einen Zeitplan für den nächsten Tag zu erstellen ist nicht unter den Empfehlungen der GTD. Aber eine kleine Änderung von Zeit zu Zeit ist nicht schädlich, solange sie notwendig ist.

Ich schreibe jeden Nachmittag, alles was ich am nächsten Tag erledigen muss, in ein Notizblock: Übersetzungsprojekte (die Wortanzahl die ich übersetzen oder korrekturlesen muss), Termine und alle anderen persönlichen Angelegenheiten. Es ist sinnlos, das Berufsleben vollständig vom Privatleben trennen zu wollen, da Sie den ganzen Tag über zwischen persönliche und berufliche Aufgaben wechseln, besonders wenn Sie zu Hause arbeiten. Derjenige der noch nie eine Waschmaschine während der Arbeit angemacht hat, soll den ersten Stein werfen.

Nach dem ich die Zeit ausgewertet habe die ich benötige um diese vorrangigen Aufgaben zu erledigen, wähle ich Aufgaben aus meiner To-Do Liste aus (nächste Aufgaben meiner laufenden Projekte nach Zielsetzung. Das Thema Zielsetzung wird nachfolgend behandelt).

Die einzige Schwierigkeit besteht darin, die notwendige Zeit für jedes Projekt auszuwerten und, wenn möglich, nicht viel gestört werden. Wenn unvorhergesehene Projekte Sie beunruhigen, können Sie sich gerne eine „freie“ Stunde einplanen, um Sie auszuwerten und in Ihren Arbeitsplan einzufügen.

Einmal pro Woche

Jeden Freitag Nachmittag (oder auch am Wochenende) müssen Sie Ihre To-Do Liste nach offenen Aufgaben prüfen:

• Markieren Sie die bereits erledigten Aufgaben als erledigt;
• Löschen Sie die Aufgaben die nicht mehr aktuell sind;
• Fügen Sie neue Aufgaben hinzu, die Ihnen in den Sinn kommen (mindsweep);
• Ändern Sie die Priorität der Aufgaben, dessen Abgabetermin verschoben wurde, usw.

Sollten Sie sich kurz-, mittel-, und langfristige Ziele gesetzt haben, prüfen Sie auch dessen Verlauf.

Diese Wöchentliche Prüfung, garantiert Ihnen ein komplettes und zuverlässiges System. Solange Sie diesem System nicht 100% vertrauen, werden Sie nicht alle Vorteile dieser Methode genießen können.

Einmal im Monat

Führen Sie jeden Monat eine vertiefte Prüfung Ihrer aktuellen Ziele und Projekte durch: Bestimmen Sie deren Fortschritt und korrigieren Sie Ihre To-Do Liste entsprechend.

Fazit

Diese Methode weist zwei Hauptschwierigkeiten auf:

• Die Zeit zu finden, um die Aufgaben zu organisieren und zu planen: Ich benötige jeden Nachmittag zwischen 15 und 30 Minuten um die verschiedenen Postfächer und Briefe zu verwalten, und eine Stunde pro Woche um meinen Plan zu aktualisieren.;
• Langfristig methodisch zu bleiben. Wenn Sie bedenken haben, die Wöchentliche Planung nicht rigoros durchführen zu können (z. B. weil Sie Freitags nicht arbeiten oder Sie an diesem Tag noch Projekte abgeben müssen), versuchen Sie eine andere Zeitspanne an einem anderen Tag zu finden.

Ziele

Um das Interesse an der Zielsetzung zu verstehen, lassen Sie uns für einen Moment auf Davis Allens Theorie zurückkommen und den praktischen Teil ein wenig beiseite legen. Ich wiederhole: Meine Lösung ist nicht die Beste, sie dient nur dazu, Denkanstöße zu geben.

Die 6 Ebenen der Perspektive

David Allen erlaubt sich eine kleine aeronautische Metapher, um die 6 Ebenen der Perspektive (oder 6 „Höhen“) zu unterscheiden.

• 50.000 Fuß - Leben
• 40.000 Fuß - Vision nach 3 bis 5 Jahren
• 30.000 Fuß - Ziele nach 1 oder 2 Jahren
• 20.000 Fuß - Verantwortungsbereiche
• 10.000 Fuß - Laufende Projekte
• Piste - Laufende Aktionen

Das Gewinnen an Höhe ermöglicht es Ihnen, Ihre Prioritäten besser zu definieren, indem Sie eine globale Vision Ihrer Aktivitäten, aber auch Ihrer Existenz im Allgemeinen haben.

50.000 Fuß - Leben

Dies bezieht sich of course auf das was Sie mit Ihrem Leben machen wollen.

Sich zu stellende Fragen: Welches ist das Ziel meiner Existenz? Was möchte ich mit meinem Leben machen? Was möchte ich tun, sein? [Reich werden? Glücklich sein? Mich für andere einsetzen? Die Welt bereisen?

40.000 Fuß - Vision nach 3 bis 5 Jahren

Es handelt sich um (relativ) langfristige Ziele (die Anzahl der Jahre kann je nach Situation variieren), die Ihnen helfen, die „wichtigen“ Ziele zu erreichen, die Sie sich selbst gesetzt und kurzfristig festgelegt haben.

Sich zu stellende Fragen: Wie stelle ich mir mein Arbeitsleben in 5 Jahren vor? [Werde ich in 5 Jahren dieselbe Arbeitsstelle haben? Wir groß wird mein Unternehmen sein?

Was wird aus meinem Privatleben? Verheiratet mit 1,3 Kindern und einem Haus im Dorf? Umzingelt von einer Armee von Zwergkaninchen?

30.000 Fuß - Ziele nach 1 oder 2 Jahren

Dies sind kurzfristige (und damit konkretere) Ziele, die auch zur Erreichung Ihrer längerfristigen Ziele und zur Festlegung Ihrer Sofortmaßnahmen beitragen.

Sich zu stellende Fragen: Welche konkreten Maßnahmen kann ich in den nächsten zwei Jahren durchführen um meine Ziele in fünf Jahren zu erreichen?

20.000 Fuß - Verantwortungsbereiche

Es handelt sich um Ihre beruflichen (Verwaltung, Buchhaltung, usw.) und persönlichen (Familie, Gesundheit, Hobbys, usw.) Verantwortlichkeiten, die die Aufgaben bestimmen, die Sie erfüllen müssen. Eine präzise Liste zu erstellen, wird es Ihnen ermöglichen, eine breitere Sicht zu erhalten.

10.000 Fuß - Laufende Projekte

Es handelt sich um kurzfristige Projekte (oder zu erreichende Ziele): Einen neuen Computer zu kaufen, einen Kurs zu besuchen, Blumenkohl anzupflanzen, usw.

Piste - Laufende Aktionen

Es handelt sich ganz einfach um alle die Aufgaben die Sie Tag für Tag erledigen müssen.

Nun etwas genauer

Sie können damit beginnen, Ihre langfristigen Ziele zu definieren, um sofort kurzfristige Projekte zu definieren (von oben nach unten), oder mit laufenden Aufgaben beginnen, um Ihre langfristigen Perspektiven zu erweitern (von unten nach oben).

„Von oben nach unten“ und „Von unten nach oben“

Wenn Sie „von oben nach unten“ gehen, beginnen Sie damit, die vitalen Bestrebungen zu bestimmen und erst dann festzulegen, welche Achsen zu ihrer Erreichung anzuwenden sind, danach legen Sie die mittel- und kurzfristigen Projekte fest, um schließlich zu den täglichen Aufgaben zu gelangen.

Sollten Sie „von unten nach oben“ gehen, so können Sie Ihre laufenden Aktivitäten genau im Auge behalten und feststellen, ob sie Sie dorthin führen, wo Sie hinwollen.

Beide Ansätze sind meiner Meinung nach gültig und auch sehr Kompatibel. Welchen Sie wählen, hängt von der Lebensphase ab, in der Sie sich befinden: Zu Beginn oder in einer Wende Ihrer Karriere kann es sinnvoller sein, ein sehr langfristiges Ziel zu erreichen und dann festzulegen, was Sie dafür tun müssen.

Im Gegenzug, wenn Sie bereits einen langen Weg hinter sich und eine genaue Vorstellung von dem zu gehenden Weg haben, ermöglicht Ihnen der zweite Ansatz, Ihre tägliche Arbeit zu organisieren und sicherzustellen, dass sie Ihrer langfristigen Vision entspricht.

Was auch immer es ist, Sie haben die Möglichkeit, Ihre Ziele zu überarbeiten. Indem Sie sich auf verschiedene Höhen stellen, können Sie Ihre Ziele auf allen Ebenen überprüfen und behalten den Überblick über Ihren Weg und Ihre Ideale.

Zielsetzung

Wenn Sie sich für den „von oben nach unten“ Ansatz entscheiden, finden Sie hier einige Denkanstöße:

Die Frage die Ihnen Kopfschmerzen bereitet

Es wäre besser, wenn ich ins Bett ginge, oder? 

 

Denken Sie gut über DIE Frage nach: Was möchte ich mit meinem Leben machen? Aber auch, was macht mich in diesem Moment glücklich? Von dieser Basis aus bekommen Sie eine klare Vorstellung davon, welche Ziele Sie in den nächsten 5-10 Jahren erreichen werden, und selbst wenn Sie diese Ziele nicht erreichen, kommen Sie ihnen zumindest näher.

Ordnen Sie diese Ziele nach Ebene und geben Sie an, welche an der langfristigen Vision Ihrer Existenz teilnehmen.

Fiktives Beispiel

Meine derzeitige Situation als Selbständiger passt nicht zu mir, ich fühle mich allein und verlassen, ich würde gerne in einem Unternehmen arbeiten, aber es ist nicht dasselbe.

• Letztes Ziel: Einer KMU mit 10 Angestellten leiten
• Ziel in 5 Jahren Eine weitere Person einstellen
• Ziele in 1 oder 2 Jahren: Eine KMU gründen
• Laufende Projekte: Information darüber in der Handelskammer beantragen
• Laufende Aufgaben: Die Handelskammer anrufen um einen Termin zu vereinbaren

Jährliche Ziele

Ihre langfristigen Ziele müssen sich nicht jeden Tag ändern. Es ist jedoch interessant, sich konkrete Ziele für das laufende Jahr zu setzen und dabei immer Ihre Ideale und den Weg, den Sie für Ihre Tätigkeit und Ihr Privatleben einschlagen wollen, im Auge zu behalten.

So mache ich es: Ich setze mir am Jahresende Ziele für das nächste Jahr. Diese Ziele sind in drei Kategorien aufgeteilt:

• finanzielle Ziele (zu erreichendes Arbeitsvolumen);
• professionelle Ziele (meine Website aktualisieren, mein Arbeitsmaterial renovieren, Kurse besuchen um mich weiterzubilden, usw.);
• persönliche Ziele (mehr Sport machen, alle Werke von Nitsche zu lesen, usw.).

Ich setze mir im laufen des Jahres Fristen je nach Priorität, wenn ich ehrlich bin mache ich das aber nur um mich nicht zu deprimieren. Es lohnt sich nicht zu sagen, dass Sie alle Ihre Ziele im ersten Quartal erreichen werden, dies wird nämlich nicht der Fall sein und wird Ihre Motivation beeinträchtigen.

Ich setze mir während des Jahres Freisten, so kann ich mich gleichzeitig auf meine beruflichen, finanziellen und persönlichen Zielen konzentrieren. Dies ermöglicht es Ihnen, sich auf laufende Projekte zu konzentrieren und diese voranzutreiben.

Basierend auf diesen Zielen erstelle ich dann Projekte auf meiner To-Do Liste.

Jeden Monat bewerte ich den Fortschritt jedes Ziels, stelle fest, ob ich einige vernachlässigt habe, und erstelle meine Aufgabenliste entsprechend neu.

Neue Ziele können das ganze Jahr über hinzugefügt werden, das Wichtigste ist nur, sie gut einzuplanen, damit sie andere dadurch nicht vernachlässigen. Es geht um Prioritäten!

Vorteile

Indem Sie sich mehr oder weniger langfristige Ziele, sowohl beruflich als auch privat setzen, bekommen Sie eine breitere Sicht Ihrer Existenz, und haben auf der anderen Seite ein besseres Verständnis der Gründe und Ziele Ihrer täglichen Aktivitäten. Sie wissen ENDLICH warum Sie Morgens aufstehen!

Den Ideen treu bleiben

Wenn Sie alle Ihre Ziele nach dem definieren, was Sie motiviert, werden Sie nicht die Möglichkeit haben von Ihren Idealen abzuweichen.

Motiviert bleiben

Ihre Ziele lassen Sie jeden Moment wissen WARUM Sie das tun was Sie tun: Sie werden bei langweiligen Aufgaben motivierter sein, wenn sie wissen, dass diese zu einem persönlichen langfristigen Ziel führen.

Sie wissen eigentlich immer warum Sie eine Aufgabe abbrechen oder verzögern (aus Prioritätsgründen z. B., oder weil sie Sie nicht weiter bringen). Tschüss Schuldgefühl!

Ich muss ein Dutzend E-Mails beantworten, Projekte vorbereiten und weiß gar nicht wo ich anfangen soll.

Atmen Sie durch, nehmen Sie ein Blatt Papier und schreiben die anstehenden Aufgaben auf. Danach, starten Sie mit der Aufgabe die am wenigsten Zeit in Anspruch nimmt. Sobald die Aufgabe erledigt ist, streichen Sie sie von der Liste und fahren Sie mit einer anderen Aufgabe fort. Wie Sie wissen, ist das schwierigste der Anfang. Eine erste Aufgabe durchzuführen, einen positiven Impuls zu geben und alles auf ein Blatt Papier zu schreiben, ermöglicht es Ihnen, Ihre Gedanken besser zu organisieren.

Aus meiner Erfahrung habe ich gelernt, dass gerade in dem Moment, in dem Sie sich am meisten überfordert fühlen, es am wichtigsten ist, sich Zeit zu nehmen, um die Gedanken und Handlungen zu verbalisieren und zu organisieren.

Lassen Sie sich nicht überfordern. Ich bin mir sicher, dass wir fast nie wirklich überfordert sind, sondern dass wir oft in diesem Gefühl der permanenten Dringlichkeit installiert sind. Wenn Sie die Tatsache akzeptieren, dass einige Aufgaben weniger dringend sind als andere, dass einige E-Mails warten können, dass die Stunden des Tages begrenzt sind, dann behalten Sie die Kontrolle.