Wie wählt man eine Übersetzungsagentur aus? 6 Schlüsselfragen

Die Wahl einer Übersetzungsagentur bedeutet für ein Unternehmen nicht „Wörter zu kaufen“. Bei mehrsprachigen Projekten hängt die Qualität ebenso sehr von der sprachlichen Kompetenz wie von der Organisation ab: Projektmanagement, terminologische Konsistenz, Qualitätskontrollen, Sicherheit und eine klare Methode, um KI-Übersetzung zu integrieren (oder nicht).

Dieser Leitfaden richtet sich an Teams aus den Bereichen Marketing, Produktmanagement, Recht, Regulatory Affairs, Lokalisierung und Einkauf, die einen Sprachdienstleister suchen, der in großem Umfang liefern kann, ohne Abstriche bei der Qualität zu machen. Hier ist eine kurze Checkliste: 6 Fragen (+1 Bonusfrage)

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Essenzielle Bedeutung einer B2B-Checkliste

Die richtige Checkliste sollte nicht nur die „sprachliche Qualität“ prüfen. Sie sollte die perfekte Abstimmung zwischen dem Sprachdienstleister und Ihren Bedürfnissen sicherstellen.

Ein mehrsprachiges Projekt ist eine ganze Produktionskette, vom Briefing über die Vorbereitung von Dokumenten und Terminologie, bis hin zu Übersetzung, Revision, Qualitätssicherung, interne Freigaben und schließlich der Lieferung, oft in spezifischen Formaten. Je mehr Sprachen und Beteiligte es gibt, desto höher ist das Risiko für Inkonsistenzen, Verzögerungen, wiederholte Korrekturdurchläufe und versteckte Kosten.

Wie sorgt die Agentur für Qualität? Wie stellt sie diese fest? Wie koordiniert sie Ihre Projekte und Daten?

Für die Erstellung Ihrer Checkliste können Sie sich auf Ressourcen und Referenzrahmen wie die Norm ISO 17100: Anforderungen an Übersetzungsdienstleistungen stützen.

Die 6 Fragen, die Sie bei der Auswahl einer Übersetzungsagentur stellen sollten

1. Was sind Ihre Fachgebiete?

Ihr erster Filter: das tatsächliche Maß an Branchenerfahrung. Für einfache Inhalte kann eine Agentur die „alles“ übersetzt geeignet sein, aber sobald Sie technische, juristische, regulatorische, medizinische oder finanzielle Inhalte haben, wird Spezialisierung zu einem Faktor der Risikominimierung (präzise Terminologie, Compliance, Rückverfolgbarkeit usw.).

Dann können (und sollten) Sie mit der unverzichtbaren Frage beginnen: „Mit welchen Unternehmen der Branche haben Sie in der Vergangenheit zusammengearbeitet?“

Fragen Sie anschließend nach Details und Nachweisen, indem Sie sich erkundigen nach:

• der Art der Inhalte
• der Menge
• den angebotenen Sprachkombinationen

Weitere Aspekte wie die Erstellung von Glossaren, Styleguides und das Management von regulatorischen Entwicklungen sollten ebenfalls geprüft werden.

2. Sind die Übersetzer Muttersprachler der Zielsprache? Wie werden sie ausgewählt?

Bei B2B lautet die Frage nicht nur „Muttersprachler oder nicht“, sondern vielmehr: Wie gewährleistet die Agentur Präzision, Kohärenz und Kontinuität? In diesem Zusammenhang empfehlen wir, zwei Schlüsselfragen zu stellen:

• Übersetzen die Übersetzer ausschließlich in ihre Muttersprache?
• Wie werden sie getestet, und wer validiert ihre Kompetenzen (Fachgebiet, Stil, Sorgfalt)?

Geben Sie sich nicht mit einer allgemeinen Antwort zufrieden: Fragen Sie nach dem Prozess (Tests, Onboarding, Bewertungen, Revalidierung, Vertretungsmanagement) und dem Betreuungsniveau (Korrekturleser, Lead-Linguisten, Terminologieverantwortliche).

3. Wie verwalten Sie Terminologie und sprachliche Kohärenz?

Das ist bei mehrsprachigen Projekten oft das Thema Nummer 1. Dasselbe Produkt, dasselbe Konzept, dieselbe Botschaft… aber Abweichungen von einem Projekt zum nächsten und sogar von einer Sprache zur anderen. Eine gute Agentur muss über eine terminologische Governance verfügen: Erstellung, Validierung, Verteilung und Pflege von Glossaren sowie ein sauberes und nutzbares Translation Memory.

Fragen, die Sie stellen sollten:

• Wer entscheidet die Begriffe vor und wer validiert sie? (Der Kunde, die Agentur oder handelt es sich um eine gemeinsame Validierung?)
• Wie werden Entscheidungen dokumentiert und wie geht die Agentur mit Abweichungen zwischen Ländern/Sprachvarianten um? (z. B. fr-FR vs. fr-CA)
• Wie werden Translation Memorys und Glossare übergeben, wenn Sie den Dienstleister wechseln?

4. Wie schützen Sie die Vertraulichkeit der Dokumente?

In Unternehmen beinhalten Übersetzungen oft sensible Informationen, wie beispielsweise Strategie, Verträge, Preise, technische Daten und sogar manchmal personenbezogene Daten. Sie müssen die Agentur daher wie ein Glied Ihrer Zulieferkette bewerten, was Zugriff, Speicherung, Aufbewahrung und vertragliche Regeln angeht.

Bitten Sie um konkrete Antworten:

• Wo werden die Dateien wie lange gespeichert und wer hat Zugriff darauf?
• Wie werden Berechtigungen verwaltet (Least-Privilege-Prinzip, projektbezogener Zugriff)?
• Welche Politik wird in Bezug auf die Vergabe von Unteraufträgen verfolgt und welche vertraglichen Verpflichtungen bestehen (NDA, Klauseln, Nachverfolgbarkeit)?

Auf der regulatorischen Seite können Sie sich auf die Datenschutz-Grundverordnung (offizieller Überblick auf EUR-Lex) und auf die DSK-Orientierungshilfe zur Auftragsverarbeitung stützen. Bei hohen Anforderungen sollten Sie auch die Konformität mit der Norm ISO/IEC 27001: Informationssicherheitsmanagement prüfen.

5. Wie ist Ihr Qualitätssicherungssystem (QA) aufgebaut, und wie machen Sie es messbar?

QA (englisch: Quality Assessment) ist nicht einfach eine Rechtschreibprüfung. Bei B2B muss es die Konformität mit dem Briefing und dem Styleguide, die terminologische Konsistenz, Zahlen und Einheiten, Produktreferenzen und gegebenenfalls Formatvorgaben (Tags, Variablen, Formatierungen) enthalten.

Der Aspekt der Messbarkeit ist entscheidend. Fragen Sie nach einer Fehlertypologie (geringfügig/schwerwiegend/kritisch), einem Beispiel für einen QA-Bericht oder ein Qualitätsdashboard und nach der Methode der kontinuierlichen Verbesserung (wie vermieden wird, dass dieselben Fehler wiederholt auftreten). Auf dieser Ebene ist das Vorhandensein dokumentierter – und nicht bloß still vorausgesetzter – Prozesse ein sehr gutes Zeichen für organisatorische Reife.

6. Wie sieht Ihr Ansatz zur Übersetzung mit KI aus?

Hier geht es nicht darum „dafür“ oder „dagegen“ zu sein. Das Ziel ist es zu wissen wann KI eingesetzt wird, mit welchen Einschränkungen und mit welcher menschlichen Kontrolle. Eine professionelle Agentur erläutert ihren Ansatz je nach Inhalt - es macht also einen Unterschied, ob es sich um kreatives Marketing, juristische, technische oder regulatorische Inhalte handelt.

Fundamentale Aspekte:

• Transparenz (Klare Angabe darüber, ob maschinelle Übersetzung eingesetzt wird)
• die angewandte Abrechnungsmethode
• Eignungskriterien (welche Inhalte über diesen Workflow laufen, welche davon ausgeschlossen sind)
• Sicherheit (welche Garantien bestehen, wenn ein Drittanbieter-Tool im Spiel ist)

Zur Einordnung des Post-Editings kann die Norm ISO 18587: menschliche Nachbearbeitung maschineller Übersetzung als Orientierung dienen. Wenn Sie mehr über die Nutzung und Bepreisung von KI in der Übersetzung erfahren möchten, können Sie unseren Artikel Preise für KI-Übersetzungen lesen.

Bonusfrage für Kenner: Welche CAT-Tools nutzen Sie?

Diese Frage ist für eine erste Auswahl nicht zwingend notwendig, aber sie ist sehr aufschlussreich in Bezug auf die Fähigkeit der Systematisierung von Kohärenz. CAT-Tools (Computer Assisted Translation) ermöglichen die Verwaltung von Translation Memorys, Terminologie, automatisierten Qualitätskontrollen und manchmal integrierten Workflows (Translation Management System (TMS), CMS-Konnektoren, QA).

Wenn Sie Kenntnisse im Bereich Sprachmanagement haben, haben Sie sicher schon von CAT-Tools gehört und hier auf unserem Blog finden Sie auch eine kurze Erklärung zu CAT-Tools und ihren Funktionen.

Auch wenn die Marke des Tools nicht unbedingt entscheidend ist, ist es selbstverständlich empfehlenswert mit den besten Tools auf dem Markt wie Trados oder MemoQ zu arbeiten. Generell kommt es jedoch vielmehr darauf an, wie das Tool genutzt und eingebunden wird.

Fazit: Eine Übersetzungsagentur zu wählen heißt, ein System zu wählen

Um eine B2B-Übersetzungsagentur auszuwählen, die mehrsprachige Projekte bewältigen kann, muss die Organisation ebenso bewertet werden wie die Sprache. Wichtige Aspekte sind hierbei Spezialisierung, Auswahl der Sprachexperten, terminologische Konsistenz, Vertraulichkeit, messbares QA und ein klarer KI-Ansatz.

Diese 6 Fragen (plus 1 Bonusfrage) geben Ihnen eine solide Grundlage, um Anbieter zu vergleichen ohne Fehlentscheidungen zu treffen.

Wenn Sie Ihre Textmengen, Sprachen, Anforderungen und Ihr erwartetes Qualitätsniveau besprechen möchten, sollten Sie ein professionelles Übersetzungsunternehmen kontaktieren.