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7 häufige Fehler bei der Verwendung von INCOTERMS®

Wenn wir im Besitz eines kompletten Werkzeugkastens sind, kann man nicht einmal daran denken eine Schraube mit einer Säge festzudrehen oder ein Stück Holz mit einem Schraubenzieher zu schneiden. Es ist klar, dass man in jedem Fall das richtige Werkzeug einsetzen wird um sich die Arbeit zu erleichtern und unerwünschte Situationen zu vermeiden.

Der internationale Handel stellt uns eine Reihe von Instrumenten zur Verfügung, deren korrekte Anwendung, wie in den beiden vorherigen Beispielen, die Durchführung von bestimmten Verfahren, wie die Vertragserstellung, die Festlegung von Klauseln und vor allem die Minimierung der Risiken bei dieser Art von Operationen, wesentlich erleichtern.

Im inneren dieses Werkzeugkastens, den wir für den Einsatz im internationalen Handel zur Verfügung haben, befinden sich die Incoterms®. Alle zehn Jahre veröffentlicht die Internationale Handelskammer eine neue Aktualisierung dieser dreibuchstabigen Begriffe, die im weltweiten Geschäftsverkehr verwendet werden.

7 häufige Fehler bei der Verwendung von INCOTERMS®

Es wird allgemein angenommen, das diese Begriffe Teil des Transportvertrags oder des Versischerungsvertrags sind, dies ist jedoch nicht der Fall. Obwohl die Incoterms® unter anderem die Verteilung der Transportkosten und der Zollformalitäten sowie die Verpflichtung zum Abschluss einer Versicherung zur Deckung der Risiken der Ware während des Transports definieren, sind die Incoterms® ein Teil des Kaufvertrages, in dem die Käufer und Verkäufer alle Arten von Bedingungen festlegen.

Incoterms® vereinfachen die Erstellung dieser Verträge, so dass mit der Verwendung dieser drei Buchstaben, gefolgt von einem Lieferort, folgende vier Umstände perfekt definiert werden:

  • Ort des Gefahrenübergangs der Ware
  • Aufteilung der Transportkosten
  • Verantwortung der Zollformalitäten bei der Aus- und Einführung.

Wie wir bereits sagten, müssen die Werkzeuge für den Zweck eingesetzt werden, für den sie bestimmt sind. Die Verwendung von Incoterms® ist keine Pflicht. Sollten Sie sich dennoch dazu entscheiden, sie in einvernehmlicher Weise mit dem anderen integralen Bestandteil des Kaufvertrages zu verwenden, müssen Sie es richtig machen und für jeden konkreten Vorgang das geeignete Incoterm® verwenden.

Es ist allerdings wichtig zu betonen, dass es immer nur einen Incoterm® für jede Operation gibt; nur einen. Alle Incoterms® die Sie in einen Kaufvertrag aufnehmen, werden unterschiedliche Klausel und damit unterschiedliche Rechte, Verpflichtungen und Verantwortungen für jede Partei festlegen.

Betrachten wir nun die sieben Fehler oder Sünden, die am häufigsten bei der Verwendung von Incoterms® begangen werden:

  1. Verwendung von Incoterms® die nicht existieren
  2. Verwendung von Incoterms® bei nationalen Kaufverträgen
  3. Unvollständige Nominierung von Incoterms®
  4. Nicht auf die Version der Incoterms® zu verwiesen
  5. Aufnahme von Klauseln in den Kaufvertrag, die im Widerspruch zu denjenigen stehen, die durch das gewählte Incoterm® definiert sind
  6. Verwendung von Incoterms® die nicht für das gewählte Verkehrsmittel bestimmt sind
  7. Die Risiken für das Unternehmen in den Incoterms® nicht bewerten

Verwendung von Incoterms® die nicht existieren

Verwendung von Incoterms® die nicht existieren

Die Internationale Handelskammer hat 2010 insgesamt elf verschiedene Incoterms® veröffentlicht. Elf und nur elf, nicht einer mehr. Zu wissen:

EXW:                                         Ex – Works. Ab Werk

FCA:                                            Free carrier. Frei Frachtführer.

FAS:                                             Free along side. Frei längsseits Schiff.

FOB:                                           Free on board. Frei an Bord.

CFR:                                            Cost and freight. Kosten und Fracht.

CIF:                                               Cost, freight and insurance. Kosten, Versicherung und Fracht bis zum Bestimmungshafen.

CPT:                                           Carriage paid to. Fracht bezahlt bis.

CIP:                                               Carriage and insurance paid to. Fracht und Versicherung bezahlt.

DAT:                                           Delivered at terminal. Geliefert Terminal.

DAP:                                           Delivered at place. Geliefert benannter Ort.

DDP:                                         Delivered duties paid. Geliefert Zoll bezahlt.

Es gibt keine mehr. Jede Gruppe von drei Buchstaben, die nicht zu den oben genanten gehört, stellen keinen Incoterm® dar und wird im Falle eines Rechtsstreits von keiner Gerichtsbarkeit als solches anerkannt und daher sind die Bestimmungen, auf die sich das „angebliche“ Incoterm® bezieht, nicht bekannt.

Die Verwendung dieser erfundenen Incoterms® ist durchaus üblich. Es sind Ausdrücke wie EXW Docks, C+F, C&F, FOT, usw. Sie sind wahrscheinlich aus einigen der elf Incoterms® entstanden, mit der Absicht einige der Bestimmungen, Rechte und Verpflichtungen von den originalen Incoterms® zu beseitigen, zu ersetzen oder hinzuzufügen.

In einigen Fällen ist es nicht einmal Absicht, die Unwissenheit der Bestimmungen der elf geltenden Incoterms® ist diejenige, die die Verwendung von falschen Incoterms® begünstigt. Es sei daran erinnert, dass Incoterms® ein Gesetz sind und ihre Verwendung daher zwingend erforderlich ist, aber einmal verwendet, verpflichten sie uns vollständig im Rahmen eines zwischen zwei Ländern geschlossenen Handelsvertrags. Kurz gesagt, es wird schwierig die Bedingungen eines Incoterms® zu erfüllen der nicht existiert.

Verwendung von Incoterms® bei nationalen Kaufverträgen

Dies ist ein weiterer häufiger Fehler. Incoterms® sind für den internationalen Handel bestimmt. Die Internationale Handelskammer definiert dies wie folgt: Sie müssen in Kaufverträgen verwendet werden, in denen die Waren unterschiedliche Ursprungs- und Bestimmungsländer haben.

Incoterms® sind in vier Gruppen eingeteilt, die mit den Anfangsbuchstaben der einzelnen Gruppen E-F-C-D übereinstimmen. Diese Gruppierung entspricht dem Land, in dem die Waren geliefert wurden, d. h. dem Abfahrts- oder Ankunftsland.

Verwendung von Incoterms® bei nationalen Kaufverträgen

So wird bei Incoterms® die mit E und F beginnen die Lieferung der Ware im Ursprungsland durchgeführt, d. h. der Verkäufer übernimmt nach dem Abgang der Ware aus dem Ursprungsland keine Kosten, und je nachdem welche Incoterms® dieser beiden Buchstaben gewählt wurde, stellt der Verkäufer die Zahlung von Kosten sogar vor der Abreise ein. Bei den Incoterms® die mit C und D beginnen, ist es das Bestimmungsland in dem die Ware geliefert wird.

Ein weiterer Punkt, der von Incoterms® festgelegt wird ist, wer die Zollabfertigung bei der Aus- und Einfuhr zuständig ist. Es ist klar, dass es keinen Sinn macht, Incoterms® zu verwenden, wenn kein Grenzübertritt erfolgt, wie es bei Warenlieferungen im selben Land der Fall ist.

In Deutschland haben wir genügend Gesetze, um nicht auf die Verwendung von Incoterms® zurückgreifen zu müssen, die die wesentlichen in nationalen Zahlungsverkehr übertreffen. Wenn wir zum Beispiel etwas von Frankfurt nach Berlin verkaufen ist es vollkommen ausreichend wenn wir in unserem Kaufvertrag angeben wer den Transport bezahlen muss. Im Falle von Beschädigung oder Verlust von Waren, legen das Landverkehrsgesetz (L.O.T.T.) und seine Anwendungsbestimmungen (R.O.T.T) die Rechte und Verpflichtungen jeder Partei in Sachen Transport klar fest. Der Handelskodex erledigt dann bei Bedarf den Rest.

Unvollständige Nominierung von Incoterms®

Incoterms® sind so konzipiert, dass sie einen Vornamen und zwei Nachnamen haben, genau wie die Spanier. Ein Incoterm® ohne eines dieser drei Komponenten ist inhaltlich leer und kann, wie im Folgenden erläutert wird, im Falle eines Rechtsstreits zu sehr unangenehmen Situationen führen.

Nach den drei Buchstaben des Incoterms® muss ein Lieferort folgen. In vielen Fällen werden nur die drei Buchstaben geschrieben, so dass sie keine Bedeutung haben.

Unvollständige Nominierung von Incoterms®

Da wir uns nun darüber im Klaren sind, dass es von grundlegender Bedeutung ist, einen Lieferort anzugeben, vertiefen wir uns in die Konkretisierung desselben. Wenn wir in einem Kaufvertrag den Incoterm® CPT vereinbaren und das Material in Kassel ist, ist es üblich die Bedingungen als CPT Kassel geschrieben zu finden.

Wenn man jedoch bedenkt, dass es weltweit sicher mehr als nur ein Kassel gibt, sollte man etwas präziser sein. Zumindest sollte man noch das Land angeben. Aber Kassel ist auch eine Stadt die 106,8 km² groß ist, so dass es auch noch notwendig wäre, den Lieferort innerhalb von Kassel weiter zu verfeinern.

Am besten ist es, die vollständige Lieferadresse nach den drei Buchstaben des Incoterms® anzugeben, wie z. B. einen Kilometerstand auf einer Straße, eine Hausnummer oder eine Postleitzahl; kurz gesagt, so genau wie möglich. Auf diese Weise wird der genaue Ort, an den die Ware zu liefern ist, bestimmt.

Nicht auf die Version der Incoterms® zu verwiesen

Wie bereits erwähnt, veröffentlicht die Internationale Handelskammer alle zehn Jahre eine Liste der Incoterms®, die Änderungen aufgewiesen haben. Und in manchen Fällen sind es keine kleine Änderungen.

Nicht auf die Version der Incoterms® zu verwiesen

Als Beispiel dienen die Unterschiede zwischen den Incoterms® vom Jahr 2000 und denen von 2010. Von 2000 zu 2010 waren es insgesamt 13 Incoterms®. Mit der letzten Änderung sind nur noch elf geblieben, die als wesentliche Modifikatoren in Bezug auf den Zeitpunkt des Gefahrenübergangs, erheblich geändert wurden. Selbstverständlich sollte immer ein Incoterm® aus der neuesten Revision der Internationalen Handelskammer verwendet werden.

Um festzustellen, auf welcher Version von Incoterms® die Verkaufsbedingungen basieren, genügt es, nach den drei Initialen den „zweiten Nachnamen“ und die genaue Adresse des Lieferortes anzugeben. Ein perfekt definierter Incoterm® würde daher so aussehen:    CPT + genauer Lieferort + Incoterms® 2010.

Aufnahme von Klauseln in den Kaufvertrag, die im Widerspruch zu denjenigen stehen, die durch das gewählte Incoterm® definiert sind

Viele Kaufverträge enthalten Bestimmungen, die im Widerspruch zu den impliziten Incoterms® stehen, die Sie freiwillig gewählt haben. Im Falle eines Rechtsstreits wird es für das Gericht nicht einfach sein, zu entscheiden, welche der beiden schriftlichen Bedingungen es erfüllen muss, um sein Urteil zu fällen und so eine unerwünschte Situation zu vermeiden

Aufnahme von Klauseln in den Kaufvertrag, die im Widerspruch zu denjenigen stehen, die durch das gewählte Incoterm® definiert sind

Es ist nicht so, dass Klauseln, die im Gegensatz zu den gewählten Incoterms® stehen, nicht aufgenommen werden können, es muss nur im Vertrag klar gestellt werden, dass es Teil eines Incoterms® ist, dem ein Teil seiner Klauseln in kongruenter Weise hinzugefügt oder entfernt wird. Sei es wie es sei, es wird immer ein Incoterm® geben, das für den internationalen Verkauf einsetzbar ist, ohne dass Ergänzungen oder Kürzungen vorgenommen werden müssen.

Verwendung von Incoterms® die nicht für das gewählte Verkehrsmittel bestimmt sind

Eine weitere Klassifizierung, die sich in jeder Tabelle findet, in der Incoterms® gesammelt werden, ist die des Transportmittels, mit dem die Ware vom Verkäufer dem Käufer zur Verfügung gestellt wird.

Grundsätzlich gibt es zwei Gruppen: Incoterms®, die für den multimodalen Verkehr (eine Kombination mehrerer Verkehrsträger für dieselbe Lieferung) verwendet werden müssen, und solche, die nur für Lieferungen verwendet werden dürfen, die ausschließlich auf dem Seeweg (oder auf Binnenwasserstraßen) erfolgen.

Verwendung von Incoterms® die nicht für das gewählte Verkehrsmittel bestimmt sind

In der Realität gibt es nur sehr wenige Fälle, in denen Waren ausschließlich auf dem See- oder Flussweg befördert werden. Die überwiegende Mehrheit der Sendungen erfordert die Kombination von zwei oder mehr Verkehrsträgern, wobei die Landstraße fast immer als Hilfsmittel für Schiene, Luft und See genutzt wird.

Die Incoterms® CFR und CIF sind ein klares Beispiel. Sie sind für den Einsatz bei Transaktionen bestimmt, bei denen die gesamte Beförderung auf dem See- oder binnen Schifffahrtsweg erfolgt. Das heißt, seine Verwendung würde sich auf Waren beschränken, die in Hafenterminals hergestellt werden oder die durch Leitungen oder Rohre zu diesen gelangen, wenn es sich um feste, flüssige und gasförmige Massen handelt. Die Alternative der Nutzung von CFR und CIF ist die Nutzung von CPT und CIP.

Die Risiken für das Unternehmen in den Incoterms® nicht bewerten

Das Spielen mit Statistiken birgt eine Gefahr, die früher oder später zu echten Kopfschmerzen führen kann. Zu denken, dass „fast nie etwas passiert“, sollte eher beunruhigend als konform sein. Das Unternehmen sollte schnell in Aktion treten, die Risiken bewerten, denen die Verwendung jedes Incoterms® ausgesetzt ist, nach einem anderen suchen, der am besten zum Betrieb passt oder das Unternehmen von mehr Risiken befreit.

Die Risiken für das Unternehmen in den Incoterms® nicht bewerten

Jeder einzelne Incoterm® hat Vor- und Nachteile für Käufer und Verkäufer, doch die unerwünschte Überraschungen werden durch den Einsatz viel geringer sein, ebenso ihre möglichen Folgen, wenn Sie versuchen, die Risiken für Ihr Unternehmen zu minimieren und wissen, welchen Sie letztendlich ausgesetzt sind.

Ein einfaches Beispiel: Die Verwendung von EXW, das den Verkäufer scheinbar von jeglicher Verantwortung für den Versand befreit, bringt Sicherheiten, Steuer- und Zollpflichten mit sich, die der Verkäufer bei der Wahl dieses Begriffs berücksichtigen sollte, da er den tatsächlichen Ausgang der Waren aus dem Zollgebiet der Union durch die Vorlage eines Zolldokuments, SAD, und eines anderen Beförderungsdokuments, beispielsweise BL oder CMR, nachweisen muss. Wenn der Verkäufer dies nicht schafft, kann er die Ausstellung der Rechnung ohne Mehrwertsteuer nicht rechtfertigen.

Die Unwissenheit der Incoterms®-Verschlüsse ist die Hauptursache für die Fehler, die wir in den vorangegangenen sieben Punkte entwickelt haben.

Wie es in den meisten Alltagshandlungen üblich ist, um eine Aufgabe mit Garantien und Sicherheit zu erfüllen, ist es wichtig, jedes einzelne Extrem zu kennen. Denken Sie an das Autofahren, das Bedienen einer Maschine oder das Lernen eines Instruments. Es gibt bestimmte Dinge, die wir besser nicht tun sollten, wenn wir keine fundierten Kenntnisse haben, vor allem im internationalen Geschäftsverkehr in dem wir die Verantwortung für Lieferung, Verwahrung und Zahlungen übernehmen und korrekt auszuführen haben.

Daher sollten Incoterms® immer in verantwortungsvolle Hände gelegt werden, um das Risiko einer unsachgemäßen oder unvollständigen Verwendung zu minimieren. Fragen Sie sich, ob Sie einem Affen ein Paar geladene Pistolen geben würden.

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Antonio García

Er ist Direktor für Logistik der ATARFIL-Gruppe und gehört zu den IACI-Professoren der Masterstudiengänge MIBO Master of International Commerce der Handelskammer in Almería (Spanien), MIBO Master of International Operations der IACI in Sevilla (Spanien) und MIE Master of Internationalization of Companies der Handelskammer in Málaga (Spanien). Er ist auch technischer Wirtschaftsingenieur im Fachgebiet Industriemechanik in industriellen Strukturen und Anlagen, dieses Studium absolvierte er bei der E.U.P. in Córdoba (Spanien) im Jahr 1998. Danach studierte er einen Master in Integral Logistics Supply Chain Management (SCM) an der ICIL Foundation in Sevilla (2008-2010). Seit 2000 hat er verschiedene Führungspositionen im Bereich Logistik und Einkauf übernommen.