Wie Sie Ihre ausländischen Vertriebspartner (oder Filialen) nutzen können, um Ihre Übersetzungen zu verbessern

Abgesehen von den offensichtlichen Behauptungen aggressiver Verkäufer, dass in ihren Übersetzungsbüros perfekte Übersetzungen angefertigt werden, geht es beim Übersetzen immer noch um viel Kunst und wenig Wissenschaft. In einem solchen Szenario ist Perfektion kaum zu erreichen.

Was jedoch möglich ist, ist eine professionelle Übersetzung die hohen Qualitätsanforderungen entspricht. Dies hängt alles von dem Prozess, den notwendigen Tools und dem Humankapital ab. Hier können Ihnen Ihre Vertriebspartner oder Filialen im Ausland helfen.

Obwohl professionelle Übersetzungsbüros mit Übersetzern zusammenarbeiten, die auf die Fachgebiete ihrer Kunden spezialisiert sind, ist es unserer Erfahrung nach sehr positiv, Vertriebspartner oder Filialen im Ausland in den Übersetzungsprozess einzubeziehen.

Sehen wir uns an warum und wie man dies machen kann.

1.    Was haben Ihre Vertriebspartner oder Filialen mit Ihren Übersetzungen zu tun?

Sehr viel, denn Ihre Vertriebspartner oder Filialen im Ausland werden diejenigen sein, die am Ende mit den übersetzten Texten arbeiten müssen, die Sie ihnen schicken. Jedes Dokument, dass nicht richtig übersetzt wird, wirkt sich also direkt auf ihre Arbeit aus.

Darüber hinaus verfügen Ihre Vertriebspartner oder Niederlassungen im Ausland in der Regel über ein größeres Wissen über Ihre Produkte oder Dienstleistungen als die Übersetzer selbst. Dies gilt eher in der Anfangsphase der Zusammenarbeit mit Ihrem Übersetzungsunternehmen, da das zugeordnete Übersetzungsteam möglicherweise noch nicht mit Ihrem Unternehmen vertraut ist.

Ihre Vertriebspartner oder Filialen im Ausland sorgen für die bestmögliche Qualitätskontrolle der Übersetzungen, die Ihnen von Ihrem Übersetzungsbüro geliefert werden. Dies ist eine ausgezeichnete Strategie, um den Mangel an internen Qualitätskontrollen Ihrer Übersetzungen festzustellen.

Sie werden lediglich Ihre Vertriebspartner und Filialen Koordinieren müssen, aber diese Arbeit kann das Qualitätsniveau Ihrer Übersetzungen über dem der Konkurrenz deutlich heben.

2.    Wie überzeugen Sie Ihre Vertriebspartner oder Filialen, mit Ihnen im Übersetzungsprozess zusammenzuarbeiten?

Man kann sich nichts vormachen. Die Einbeziehung von Vertriebspartnern und Filialen in sein Übersetzungsprozess ist für alle Beteiligten eine Belastung: für Sie, für Ihre Vertriebspartner oder Niederlassungen und für das Übersetzungsunternehmen, mit dem Sie zusammenarbeiten.

Sollten Sie eine gute Beziehung zu den anderen Parteien haben, wird es für Sie einfacher sein, sie bereitwillig in den Übersetzungsprozess einzubinden.

Sollten Sie jedoch ein kleiner Hersteller sein, der mit einem sehr bekannten Händler zusammenarbeitet, für den Ihr Produkt zweitrangig ist, wird es für Sie schwieriger werden, diese Art der Zusammenarbeit zu erreichen.

Ich zeige Ihnen in diesem Beitrag mehrere Gründe, um diejenigen zu überzeugen, die Widerstand leisten:

2.1. Wenig Aufwand für eine große Belohnung

Es wird Ihren Vertriebspartnern oder Filialen nicht viel Zeit in Anspruch nehmen, schwerwiegende Übersetzungsfehler in den Dokumenten ausfindig zu machen. Diese Art der Qualitätskontrolle wird sich direkt auf das Markenimage Ihres Unternehmens auswirken. Und diese Verbesserung der Übersetzung kann einen großen Einfluss auf die zukünftige Arbeit der Vertriebspartner und Filialen haben.

2.2. Verwendung der bevorzugten Terminologie des Verkaufsteams (des Vertriebspartners oder der Filiale) in den Übersetzungen

Die Beteiligung von Vertriebspartnern und Niederlassungen am Übersetzungsprozess ermöglicht es ihnen, die von ihnen bevorzugte Terminologie einzusetzen. Es gibt viele Produkte oder Dienstleistungen, die unterschiedliche Bezeichnungen haben, d.h. unterschiedlich benannt werden können. Eine gute Markenstrategie kann durch die für Ihre Produkte oder Dienstleistungen verwendete Terminologie bedingt sein.

2.3. Verbesserung künftiger Übersetzungen

Durch die Kommunikation zwischen Ihren Vertriebspartnern oder Niederlassungen ermöglichen Sie es den Übersetzern, die bevorzugte Terminologie kennenzulernen. Dies bedeutet, dass künftige Übersetzungen diese Korrekturen oder Präferenzen bereits enthalten werden, was den Zeitaufwand für den gesamten Prozess verringert.

2.4. Verfahren, das an die Kapazität des Vertriebspartners oder der Filiale angepasst ist

Wie wir später noch sehen werden, kann man mehr oder weniger intensive Prozesse definieren und so die Zeit, die Ihre Vertriebspartner oder Filialen in die Überarbeitung der Übersetzungen investieren müssen, verkürzen oder verlängern.

Auf diese Weise kann man bis zu einem gewissen Grad den Prozess der Qualitätskontrolle durch Vertriebspartner oder Niederlassungen an die Zeit und die ihnen zur Verfügung stehenden Mittel anpassen. Später mehr dazu.

3.    Wie können Vertriebspartner oder Filialen in Ihren Übersetzungsprozess eingreifen?

Im Folgenden werde ich kurz erläutern, wie und mit welchen Tools Vertriebspartner oder Niederlassungen in Ihren Übersetzungsprozess integriert werden können.

Ich werde Ihnen zwei Strategien zur Qualitätskontrolle vorschlagen, eine ziemlich zeitaufwendige und eine andere, die dazu dienen kann, jene Vertriebspartner oder Filialen zu überzeugen, die nicht gerne zusammenarbeiten.

3.1. Prüfung der Übersetzungen

Es geht grundsätzlich darum, die übersetzen Dokumente durchzulesen. Interessant ist es, diese Prüfung im Falle von Vertriebspartnern von jemandem aus dem Verkaufsteam durchführen zu lassen, und im Falle von Filialen von jemandem aus der Marketingabteilung.

TIPP: bitten Sie Ihr Übersetzungsunternehmen, für alle übersetzten Dokumente eine PDF-Datei zur Verfügung zu stellen. Sie können dann das PDF als Standardformat verwenden. 

Ihre Vertriebspartner oder Niederlassungen können dann mit Adobe Acrobat Reader Anmerkungen hinzufügen, um Korrekturen anzuzeigen. Acrobat Reader ist ein kostenloses Programm.

Wenn Sie jedoch über das Programm Acrobat Professional verfügen, können Sie in unserem Blog einige Tipps nachlesen, wie Sie Änderungen markieren können, um Fehler zu vermeiden: „Änderungen bei der Übersetzung in PDF-Handbüchern nach Prüfung durch Ihr Unternehmen“.

TIPP: es ist wichtig, dass Sie die Personen, die die Prüfung der Übersetzung vornehmen, anweisen, nur die Dinge zu ändern, die wirklich relevant sind, und keine Stiländerungen vorzunehmen. 

Stil ist nämlich eine sehr persönliche Sache. Viele Stiländerungen machen den Prozess für alle Parteien sehr mühsam und haben nur wenig Nutzen für die endgültige Übersetzung.

3.2. Prüfung der Terminologie

Die Verwendung der korrekten Terminologie in einer spezialisierten Branche ist eine der größten Herausforderungen für professionelle Übersetzer.

Denken Sie daran, dass kein Übersetzer täglich mit den Produkten oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens arbeitet. Ihre ausländischen Vertriebspartner oder Filialen sind die wahren Experten, wenn es um die Produkte und/oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens geht.

Wenn die Prüfung aller Dokumente eine zu große Belastung für die Ressourcen Ihre ausländischen Vertriebspartner oder Niederlassungen darstellt, kann man sich einschließlich auf die eingesetzte Terminologie konzentrieren.

Man kann das Übersetzungsunternehmen, mit dem man zusammenarbeiten, darum bitten, von jeder Übersetzung ein Glossar mit Fachbegriffen zu erstellen. Auf diese Weise können die Vertriebspartner oder Filialen im Ausland die verwendete Terminologie schnell überprüfen und ihre Meinung dazu abgeben.

4.    Teilen Sie Ihrem Übersetzungsunternehmen die vorgeschlagenen Änderungen mit

Man darf nicht vergessen, dass Übersetzungsunternehmen die wahren Sprachprofis sind. Daher muss man sich bei seinem Übersetzungsdienstleister vergewissern, dass die vom Vertriebspartner oder der Filiale vorgeschlagenen Änderungen auch wirklich vollkommen korrekt sind.

Es ist nicht ungewöhnlich, Rechtschreib- oder Grammatikfehler in Änderungen zu finden, die von Vertriebspartnern oder Niederlassungen im Ausland stammen. Nur weil jemand den Fachjargon beherrscht und sich in der Branche gut auskennt, heißt das nicht, dass er die formelleren Aspekte des Schreibens kennt.

Daher durchläuft die korrekte Integration von Vertriebspartnern und Filialen in den Übersetzungsprozess die letzte Phase der Bestätigung durch ein Übersetzungsbüro.

Darüber hinaus wird das Übersetzungsunternehmen Ihre Terminologie-Präferenzen speichern und bei zukünftigen Übersetzungen einsetzen. Ihr Übersetzungsbüro muss die Übersetzungsdatenbanken (Translation Memories im Übersetzerjargon) und die Glossare Ihres Unternehmens ständig aktualisieren, um sie auf dem neusten Stand zu halten.

5.    Wie man den Aufwand von Vertriebspartnern und Filialen dosiert

Wie wir bereits erwähnt haben, ist es häufig so, dass die Vertriebspartner oder Filialen nicht die für die Überarbeitung der Übersetzungen erforderliche Arbeit übernehmen wollen.

Auch wenn dieser Widerstand manchmal nicht mit den verfügbaren Mitteln zu rechtfertigen ist, handelt es sich in anderen Fällen um Zwänge, die durch die materiellen Mittel auferlegt werden.

Wenn man auf diese Umstände stößt, muss man die Flexibilität haben, verschiedene Vorschläge anzubieten, die der Realität angepasst werden können.

Eine der Strategien, die man anwenden kann, besteht darin, die Prüfung der Übersetzungen nur auf die Dokumente zu beschränken, die wirklich relevant sind. So wird es beispielsweise eine höhere Priorität haben, die Übersetzung der Unternehmenswebseite oder der Werbebroschüren zu überprüfen als die Übersetzung eines Handbuchs oder einer internen Kommunikation.

Wenn die Verfügbarkeit unseres Vertriebspartners oder unserer Filiale wirklich sehr begrenzt ist, kann man die Prüfung der Übersetzung auf Glossare beschränken, die von dem von Ihnen beauftragten Übersetzungsunternehmen erstellt werden können.

Diese Glossare sollten zweisprachig sein und in jedem Fall den Absatz enthalten, in dem der zu überprüfende Begriff vorkommt, damit man auch den Kontext berücksichtigen muss. Man darf nicht vergessen, dass diejenigen, die für die Prüfung zuständig sind, die Sprache des Originaltextes nicht unbedingt kennen müssen.

6.    Multinationale Unternehmen mit dezentralisierten Übersetzungsdienstleistungen

Dies ist der Trend, dem einige große multinationale Unternehmen folgen. Die Dezentralisierung der Übersetzungsdienstleistungen an lokale Niederlassungen bietet mehrere Vorteile. Lokale Niederlassungen haben direkten Kontakt mit dem lokalen Markt, was bedeutet, dass sie die Preise vor Ort besser aushandeln können, was wiederum in der Regel zu Kosteneinsparungen führt. 

Ich schlage in diesem Blog vor, die lokalen Niederlassungen für die Übersetzung verantwortlich zu machen, und sie somit auch indirekt für deren Qualität verantwortlich zu machen. Die lokalen Niederlassungen werden über das notwendige Humankapital verfügen, um eine interne Kontrolle der Übersetzungen durchzuführen, was sich wiederum direkt auf deren Qualität auswirken wird.

Die Dezentralisierung der Übersetzungsdienstleistungen kann bei einigen Entscheidungen, die die Übersetzung betreffen, zu einem Mangel an Koordination und Konsistenz führen. Um dies zu vermeiden, ist es jedoch wichtig, dass Ihr Unternehmen Protokolle für die Übersetzung erstellt, die in allen ihren Niederlassungen eingehalten werden müssen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Teilnahme am Übersetzungsprozess Ihrer Vertriebspartner oder Filialen im Ausland die Qualität der Übersetzung erheblich verbessern kann. Dies ist eine Herausforderung, mit der man sich von der Konkurrenz auf ausländischen Märkten abheben kann. Es handelt sich um eine Investition, die große Vorteile haben kann und die nur von einigen Unternehmen getätigt wird.