5 Strategien zur Senkung der Übersetzungskosten für Ihre IFUs gemäß der MDR

Gemäß den sprachlichen Anforderungen der EU-Medizinprodukteverordnung (MDR) müssen Hersteller klare und lokalisierte Gebrauchsanweisungen (IFUs ) für jeden relevanten Markt bereitstellen. Mehrsprachige IFUs sind zwar für die Einhaltung von Vorschriften erforderlich, können aber einen erheblichen Teil des Dokumentationsbudgets ausmachen, insbesondere bei Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind.

Im Folgenden finden Sie fünf praktische Strategien, mit denen Sie die Übersetzungskosten senken und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften und die Qualität der Dokumentation gewährleisten können.

1. Optimieren Sie den IFU-Quelltext

Die Übersetzungskosten werden in der Regel pro Wort berechnet. Daher kann eine Reduzierung der Wortzahl im Quelltext zu erheblichen Einsparungen führen, insbesondere wenn IFUs in viele Sprachen übersetzt werden sollen.

Um dies zu erreichen, sollten Sie:

• prägnante und standardisierte Formulierungen verwenden.
• Redundanzen vermeiden.
• Wenden Sie die Prinzipien des strukturierten Schreibens an: Erwägen Sie den Einsatz von Tools wie MadCap Flare oder Adobe FrameMaker, mit denen Inhalte in wiederverwendbaren Modulen oder Blöcken organisiert werden können.
• Wenn IFUs bereits geschrieben wurden, kann eine redaktionelle Überprüfung vor der Übersetzung, um die Sprache zu vereinfachen und unnötige Inhalte zu streichen, die Kosten erheblich senken, vor allem wenn in mehr als 10 Sprachen übersetzt werden soll.

2. Verwenden Sie Bildmaterial, anstelle von sich wiederholenden Text

Klare Illustrationen oder Diagramme können Anweisungen effizienter vermitteln als langatmige Beschreibungen und haben den zusätzlichen Vorteil, dass sie nicht übersetzt werden müssen. Dieser Ansatz wird umso kostengünstiger, je mehr Sprachen Sie übersetzen.

Visuelle Darstellungen sind besonders effektiv für Schritt-für-Schritt-Prozesse, Warnhinweise oder Montageanleitungen. Bevor Sie visuelle Elemente hinzufügen, stellen Sie sicher, dass diese den MDR-Anforderungen entsprechen und in Usability-Tests validiert werden.

3. IFUs direkt auf Englisch verfassen

Im Englischen werden in der Regel weniger Wörter verwendet als in vielen anderen europäischen Sprachen, wie z. B. Französisch oder Italienisch. Wenn Sie die originale Gebrauchsanweisung auf Englisch verfassen, können Sie so die Gesamtwortzahl reduzieren und eine effizientere Grundlage für die Übersetzung schaffen. Darüber hinaus ist Englisch auch die häufigste Pivot-Sprache in Übersetzungsworkflows, was das Projektmanagement vereinfacht.

Abgesehen von der Möglichkeit, die Anzahl der Wörter zu reduzieren, kann die Übersetzung aus dem Englischen weitere Vorteile haben. Wenn Sie mehr wissen möchten, lesen Sie 3 Gründe für und 2 gegen das Übersetzen aus dem Englischen.

Denken Sie daran: Die englischen Formulierungen müssen für alle Benutzergruppen, auch für Nicht-Muttersprachler, klar und verständlich sein.

4. Erwägen Sie KI-Übersetzung mit Nachbearbeitung (Post-Editing) (MTPE)

Bei einigen Arten von Inhalten kann eine KI-Übersetzung mit anschließender professioneller Nachbearbeitung (Post-Editing) ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kosten und Qualität bieten. Die Durchführbarkeit und die Produktivitätsgewinne sind abhängig von:

• der technischen Komplexität der IFUs.
• der Klarheit und Konsistenz des Ausgangstextes.
• der Verfügbarkeit von personalisierten Übersetzungsmaschinen, die auf Ihre Produktreihen angepasst sind.

Um den Output maschineller Übersetzung zu verbessern, schreiben Sie in einfachen, eindeutigen Sätzen und vermeiden Sie idiomatische oder kreative Sprache. Dadurch wird der Inhalt vorhersehbarer und lässt sich leichter übersetzen.

5. Nutzen Sie Translation Memory und Formatkonsistenz

Die meisten Übersetzungsagenturen verwenden heute Translation Memory (TM)-Systeme, um bereits übersetzte Segmente zu erkennen und wiederzuverwenden. Dies führt zu Kostenreduzierungen und schnellerer Bearbeitung.

Um die Wiederverwendung zu maximieren:

• achten Sie auf eine einheitliche Formulierung in allen IFUs.
• standardisieren Sie die Formatierung von Dokumenten: Ein fettgedruckter Satz oder ein Satz mit anderen Abständen wird vom TM-Tool möglicherweise nicht als Wiederholung erkannt.
• Verwenden Sie Dokumentationswerkzeuge, die eine modulare Wiederverwendung von Inhalten und eine mehrsprachige Versionskontrolle unterstützen (z. B. FrameMaker, Flare oder XML-basierte Systeme).

Gut gepflegte Translation Memorys und eine konsistente Formatierung können im Laufe der Zeit zu erheblichen Kostensenkungen führen, insbesondere bei Produkten mit mehreren Konfigurationen oder Zubehör.

Fazit

Bei der Reduzierung der IFU-Übersetzungskosten geht es nicht darum, an der falschen Stelle zu sparen, sondern darum, konforme und wiederverwendbare Inhalte zu erstellen. Durch die Kombination von strategischem Authoring, intelligenten Tools und enger Zusammenarbeit mit Übersetzungsdienstleistern können Regulierungs- und Dokumentationsteams sowohl Kosteneffizienz als auch MDR-Konformität gewährleisten.

Wenn Ihr Unternehmen Gebrauchsanweisungen in mehreren EU-Sprachen veröffentlicht, können bereits einzelne dieser Strategien dazu beitragen, Ihr Übersetzungsbudget deutlich zu entlasten.

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